Confidentialité, RGPD et souveraineté

Confidentialité, RGPD et souveraineté des données

Un hébergement et une exploitation en conformité RGPD.

Chez HelloSpot, la confidentialité n’est pas une fonctionnalité, c’est un droit. Nous garantissons une souveraineté numérique totale et une conformité stricte aux exigences réglementaires européennes (RGPD).

Démarrez gratuitement Demandez une démonstration

Une allée de baies de serveurs dans un datacenter

Souveraineté

Vos données restent en France, sous juridiction française

Nous garantissons que l’hébergement et le traitement de vos données sont effectués exclusivement sur le territoire national, ce qui réduit les risques d’accès extraterritorial aux données.

Hébergement
Datacenters situés à Vitry-sur-Seine et Saint-Denis.
Partenaires souverains
Infrastructure Scaleway, infogérance par Octopuce (société française).
Certifications du datacenter
DC2 (Scaleway, Vitry-sur-Seine) : ISO 27001:2022, ISO 50001:2018, HDS, APSAD, SecNumCloud (en cours).

Une main tendue sous un nuage et un cadenas stylisés

Cloisonnement

Une architecture conçue pour l’étanchéité des données

Privacy by Design
Infrastructure mutualisée avec cloisonnement logique strict, contrôle d’accès applicatif, journalisation et tests de non-régression sécurité.
Cloisonnement API
Les échanges de données sont strictement limités par des contrôles d’accès au niveau applicatif.
Traçabilité
Historique complet des modifications, et journaux conservés pour audit interne.

Un agent se connecte à une interface protégée par un contrôle d’accès

Cycle de vie

Gestion et conservation des données : le droit à l’oubli

Conformément au principe de limitation de la conservation (article 5.1.e du RGPD), nous appliquons des règles strictes de conservation.

Conservation minimale
À l’issue d’une durée paramétrable d’un mois à cinq ans, calculée depuis la dernière interaction citoyenne, les données personnelles sont anonymisées.
Rétention des sauvegardes
7 sauvegardes quotidiennes, 4 hebdomadaires et 6 mensuelles, soit six mois de conservation au plus, sur des environnements sécurisés situés en France.
Suppression sécurisée
Purge des données en fin de contrat ou sur demande légitime.
Droit des personnes
Procédures dédiées pour l’exercice des droits d’accès, de rectification et d’effacement.

Une loupe posée sur le clavier d’un ordinateur, au milieu de données binaires

Violations de données

Gestion des violations de données

En cas d’incident de sécurité avéré ou suspecté, les procédures suivantes sont mises en œuvre.

1. Détection et signalement
Un canal dédié est mis à disposition pour signaler les incidents de sécurité.
2. Investigation et qualification
L’incident est analysé sans délai par les équipes compétentes, avec le DPO et le référent sécurité, pour en évaluer la nature, l’impact et les données concernées.
3. Information et notifications
Les clients concernés sont informés dans les meilleurs délais. Les obligations de notification aux autorités compétentes sont respectées.
4. Suivi et traçabilité
Chaque incident est enregistré dans un registre interne des violations et donne lieu à des actions correctives et préventives documentées.

Voir la sécurité et l’infrastructure

Et aussi

Nos engagements

Données gérées à 100 % en France

Hébergement et infogérance exclusivement réalisés en France (Vitry, Saint-Denis). Protection juridique nationale.
Certification ISO 27001

Datacenter certifié ISO 27001:2022 (sécurité), ISO 50001:2018 (énergie) et HDS ; SecNumCloud en cours.
Architecture « Privacy by Design »

Architecture SaaS multi-tenant, avec cloisonnement logique strict des données et contrôles d’accès garantissant l’isolation entre clients.
Maîtrise du cycle de vie

Politique de rétention structurée, purge automatique en fin de contrat et gestion transparente des droits d’effacement.

100 %

des données en France

Hébergement et traitement exclusivement sur le territoire national.
10

ans d’expérience

Depuis 2016, HelloSpot s’est imposé comme un acteur incontournable dans la collaboration avec les acteurs du service public.
700

clients

HelloSpot accompagne plus de 700 services publics dans toute la France.
4 000

agents

Notre plateforme est utilisée par plus de 4 000 agents à travers diverses collectivités, garantissant une gestion efficace et centralisée.

Avis client

Un réel impact sur votre organisation au quotidien

Reprenez gratuitement la main sur les sollicitations entre vos administrés et vos services

Mairie d’Allaire

Nous avons choisi le logiciel HelloSpot pour diminuer le nombre d’appels téléphoniques. Le logiciel facilite la vie des usagers et baisse fortement le nombre d’appels. Nous sommes très satisfaits tant du logiciel que de la réactivité de l’équipe.
Mairie de Bouillargues

Avec la forte hausse des demandes de titres d’identité, le tableau Excel n’était plus suffisant pour les prises de rendez-vous. Le logiciel HelloSpot nous permet une meilleure visibilité sur l’organisation et un gain de temps considérable.
Mairie de Craponne

C’est un gain de temps avec la prise de rendez-vous en ligne et la transmission des documents à fournir. Le rappel de RDV par email la veille permet d’avoir très peu de RDV non honorés.
Mairie de Thann

On est vraiment satisfait du logiciel HelloSpot et nous ne reviendrons pas en arrière.