Conditions générales d'utilisation et de vente

Dernière mise à jour : 07/05/2025

Objet

Les présentes Conditions Générales définissent les modalités d’accès et d’utilisation des solutions logicielles HelloSpot, ainsi que les conditions commerciales applicables à ses services numériques proposés en mode SaaS (Software as a Service) aux collectivités territoriales et établissements publics.

Identification de l’éditeur

HelloSpot
SAS au capital de 30 000 €
Siège social : 90 B rue de Fougères, 35700 Rennes
Email :  adresse e-mail protégée
Téléphone : 02 55 99 99 15
Directeur de la publication : Ludovic Diligeart

Accès au service

L’accès à la plateforme HelloSpot est réservé aux clients professionnels (collectivités, établissements publics, syndicats mixtes…).
Chaque utilisateur dispose d’un compte sécurisé, accessible via identifiant et mot de passe. Il lui incombe de maintenir la confidentialité de ses identifiants.

Fonctionnalités de la solution

HelloSpot propose une solution de gestion de la relation usager (GRU).
Les modules principaux :

• Prise de rendez-vous en ligne

• Guichet Unique Numérique

• Gestion de file d’attente

• Base de connaissances IA

• Statistiques avancées

Le détail des modules et fonctionnalités activées dépend de la formule souscrite par la collectivité.

Engagements de la collectivité

L’utilisateur s’engage à :

• Utiliser la plateforme dans un cadre strictement professionnel

• Fournir des informations exactes lors de la création du compte

• Respecter la législation en vigueur, notamment en matière de données personnelles

Tarifs et facturation

L’offre gratuite est accessible sans engagement ni paiement, dans la limite de 1000 sollicitations.
Les offres payantes sont souscrites par abonnement annuel, avec engagement, aux tarifs HT précisés dans le devis ou la proposition commerciale acceptée.
Les paiements sont effectués par virement ou tout autre moyen convenu entre les parties.

En cas de défaut de paiement, HelloSpot se réserve le droit de suspendre temporairement l’accès à la plateforme, sans résiliation automatique du contrat.

Durée et résiliation

Le contrat prend effet à la date de signature du bon de commande ou de l’acceptation de l’offre.
Il est valable pour la durée précisée dans les conditions commerciales.
Sauf indication contraire, le contrat est renouvelable par tacite reconduction.
Chaque partie peut y mettre fin avec un préavis de 30 jours, par courrier recommandé ou email avec accusé de réception.

Propriété intellectuelle

La solution HelloSpot, son code source, ses interfaces et ses contenus sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle.
L’utilisateur dispose d’un droit d’usage non exclusif, limité à la durée de son abonnement.
Aucune cession de droits n’est effectuée.

Responsabilités

HelloSpot s’engage à fournir un service conforme, sécurisé et maintenu.
La société ne pourra être tenue responsable des interruptions de service dues à une maintenance, un cas de force majeure, ou à des événements hors de son contrôle.
L’utilisateur est responsable du contenu qu’il publie ou transfère via la plateforme.

Protection des données

HelloSpot respecte le RGPD.
Chaque collectivité reste responsable du traitement des données qu’elle collecte via la plateforme. HelloSpot agit en sous-traitant au sens du RGPD et fournit un contrat de sous-traitance en conformité avec l’article 28 du règlement.
Un Délégué à la Protection des Données (DPO) peut être contacté à : adresse e-mail protégée

Confidentialité

Les parties s’engagent à préserver la confidentialité des informations échangées dans le cadre du contrat, pendant toute la durée de la relation et pendant 2 ans après sa fin.

Droit applicable et litiges

Les présentes CGU/CGV sont soumises au droit français.
En cas de litige, les parties s’engagent à rechercher une solution amiable. À défaut, le litige pourra être porté devant le tribunal administratif ou judiciaire compétent.