Organisez les files d'attente de votre collectivité grâce à une solution simple et éprouvée
Gérez l’affluence en mairie avec une solution de file d’attente intuitive, fluide et pensée pour une relation citoyen plus humaine.
Suivi en temps réel des entrées et sorties
Visualisez en un coup d’œil qui est présent, l’ordre d’arrivée, les motifs de leur venue et le rythme d’affluence. Un pilotage en temps réel pour une meilleure anticipation.
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Écran d’appel automatique
Affichez en temps réel les appels des citoyens sur un écran pour fluidifier l’attente et orienter les usagers sans effort. Un affichage clair, automatique et sans stress pour vos équipes comme pour le public.
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Borne d'accueil
Offrez aux citoyens la possibilité de s’enregistrer dès leur arrivée. Depuis la borne, ils saisissent leurs informations, sont automatiquement ajoutés à la file d’attente et reçoivent un ticket avec les informations nécessaires.
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Rapports et statistiques
Analysez le temps d’attente moyen, le volume de passages quotidiens et les pics d’affluence. Des données claires pour mieux anticiper, ajuster vos ressources et améliorer en continu l’accueil des citoyens.
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Pourquoi le logiciel de gestion de la file d’attente, est conçu pour les collectivités ?
Une prise en charge fluide et autonome
Borne d’accueil, ticket numérique, affichage dynamique : l’usager est guidé à chaque étape, sans file physique, sans stress.
Des agents mieux organisés et soulagés
Avec RDV360, vos équipes visualisent en temps réel les flux d’usagers, organisent les passages, et pilotent leur journée sans surcharge.
Une installation simple, sans refonte de votre système
Compatible avec vos outils existants, RDV360 s’intègre rapidement, sans formation lourde ni chantier technique.
Nous accompagnons les collectivités dans leur transformation numérique
Trop d’attente aux guichets, surtout en période de forte affluence ?
Manque de visibilité sur l’ordre de passage ?
Agents sursollicités à l’accueil ?
Le temps d’attente inconnu ou trop long ?
Flux régulé en temps réel et anticipation des pics d'affluence
Les agents savent qui vient, pourquoi, et dans quel ordre.
Moins de tâches répétitives, plus de temps pour l’échange avec le citoyen.
Les citoyens sont informés en temps réel de leur position dans la file d'attente
Quelles sont les problématiques rencontrées par nos mairies clientes dans la gestion des flux d’accueil ?
Des files d’attente visibles et mal perçues
Les longues files d’attente nuisent à l’image du service public. Elles renforcent le sentiment de lenteur, d’inefficacité, et engendrent frustration et défiance chez les citoyens.
Des agents en surcharge constante :
Sans outils adaptés, les agents subissent la pression des flux sans pouvoir les anticiper. Résultat : stress, erreurs et démotivation s’accumulent jour après jour.
Une organisation cloisonnée et réactive, mais jamais proactive :
Sans données fiables ni visibilité sur la fréquentation, l’accueil reste artisanal. Impossible d’optimiser les équipes ou de piloter efficacement le service.
Pourquoi choisir Hellospot pour la gestion de file d'attente ?
● Économies de temps
● Installation sans friction
● Accompagnement humain + support continu
● Conforme RGPD et hébergé en France
Questions Fréquemment Posées
Vous avez des questions ? Nous avons des réponses ! Consultez notre section FAQ pour des solutions rapides aux questions courantes.
À quoi sert un module de gestion de file d’attente dans une collectivité ?
Le module de gestion de file d’attente permet de fluidifier l’accueil des citoyens en mairie ou dans tout autre service public. Il organise les flux de citoyens, réduit le temps d’attente et améliore la qualité du service rendu.
Quels sont les bénéfices pour les agents et les usagers ?
Côté usagers, l’expérience est plus confortable : ils peuvent se rendre en mairie avec ou sans rendez-vous, suivre leur position dans la file en temps réel et éviter les longues attentes sur place. Côté agents, le module optimise la charge de travail, permet de se décharger de la gestion de l’ordre de passage et une meilleure anticipation des demandes. Il contribue aussi à réduire les tensions en salle d’attente.
Est-ce que le module de gestion de file d'attente s’intègre à notre système de gestion existant ?
Oui, le module de gestion de file d’attente est conçu pour s’intégrer facilement aux outils déjà utilisés par les collectivités, notamment les logiciels de GRC, les systèmes de réservation de rendez-vous ou les bornes d’accueil. L’interopérabilité fait partie des priorités de développement.
Comment le module de gestion de file d'attente améliore-t-il la relation citoyen ?
En rendant l’accueil plus fluide, plus prévisible et plus humain. Il renforce la confiance des citoyens envers leur administration locale. En limitant les temps d’attente, il valorise aussi le travail des agents et participe à une meilleure qualité de service.
La gestion de la file d'attente est-elle adapté aux petites collectivités ?
Oui, le module de gestion de file d’attente HelloSpot s’adapte à tous les formats de collectivités, qu’il s’agisse d’une petite commune ou d’une grande métropole. Il peut être utilisé pour un seul guichet ou déployé à plus grande échelle, selon les besoins.
Peut-on contrôler les bureaux/guichets ?
Oui, l’interface permet de contrôler les bureaux ou vos différents guichets.
Peut-on consulter le nombre de personnes arrivées, celles arrivées à l’heure ou en retard, et, le cas échéant, connaître la durée du retard ?
Oui. Le module de gestion de la file d’attente permet de suivre en temps réel les indicateurs de présence des usagers. Les agents peuvent visualiser :
le nombre de personnes arrivées sur site,
le respect des horaires de rendez-vous,
les retards constatés, avec un détail sur la durée de ces retards.
Ces informations facilitent l’ajustement des plannings en cours de journée, permettent d’optimiser l’organisation des services et d’anticiper les éventuels pics d’affluence. C’est un véritable outil d’aide à la décision pour améliorer la qualité d’accueil et la satisfaction des usagers.
Actualités et blog
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Améliorez l’accueil de votre service public et, gardez le contrôle sur les flux de citoyens.
Libérez vos agents des tâches répétitives pour qu’ils se consacrent pleinement à l’accompagnement des citoyens.
