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HelloSpot

Module Intelligence Artificielle

Base de connaissances IA pour les services publics

Une base de connaissances qui répond instantanément aux questions d’urbanisme, d’état civil, de PACS, de mariage, de cession ou de CNI.

Donnez à vos agents un accès immédiat aux bonnes informations, à tout moment et sur tous les canaux. Moins de recherches, plus d’efficacité pour un service public plus réactif.

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Base de connaissances IA

En appel · 01:42

Claire, accueil

J’ai un usager au téléphone qui veut se pacser : quelles pièces doit-il apporter ?

Réponse de l’IA

Le plus simple : proposez-lui de faire sa demande en ligne sur le site de la mairie, il sera guidé pas à pas. Sinon, les partenaires apportent :

  • la déclaration conjointe de PACS (Cerfa n° 15725), avec les attestations sur l’honneur ;
  • la convention de PACS (Cerfa n° 15726 ou convention personnalisée) ;
  • chacun, un extrait d’acte de naissance avec filiation de moins de 3 mois ;
  • chacun, une pièce d’identité en cours de validité (original et copie).

L’enregistrement se fait en mairie, sur rendez-vous, en présence des deux partenaires.

Le constat

Comment valoriser le temps et les connaissances de chaque agent grâce à l’assistant virtuel IA ?

  • L’information est éclatée entre classeurs, mails et intranet

    Chaque agent passe de longues minutes à retrouver une procédure. Résultat : perte de temps, erreurs et dépendance aux collègues.

  • Les réponses changent selon la personne présente

    Sans référentiel partagé, deux usagers peuvent recevoir deux réponses différentes. Cela nuit à la crédibilité du service.

  • La formation est longue et peu structurée

    L’arrivée d’un nouvel agent demande des jours d’accompagnement. Les départs désorganisent tout. Et tout recommence.

Un agent relit une procédure imprimée à son bureau

Avant / après

Quels sont les bénéfices de la base de connaissances conversationnelle ?

Libérez vos équipes du stress des doutes et des erreurs.

Avant

  • Des procédures imprimées et obsolètes.
  • Des agents interrompus toutes les 10 minutes.
  • Des formations lentes et floues.
  • Des réponses inégales selon les agents.

Avec HelloSpot

  • Des réponses à jour, validées, partagées.
  • Plus d’autonomie, moins de sollicitations.
  • Un onboarding rapide et standardisé.
  • Un référentiel commun et une cohérence de traitement.

Pensée pour les mairies

Une IA conversationnelle pensée pour les collectivités, pas pour les développeurs

Une IA humaine, sécurisée et adaptée aux mairies.

  • Données hébergées en France, 100 % RGPD
  • Mises à jour automatiques selon les dernières normes
  • Fonctionne sans formation lourde
  • Intégration dans HelloSpot et compatible intranet

Voir notre engagement RGPD et souveraineté

Des agentes échangent en marchant, un café à la main

Et aussi

L’essentiel de la base de connaissances

  • Base de connaissance agent

    Gagnez en autonomie et en réactivité : retrouvez immédiatement les réponses dont vous avez besoin, sans solliciter vos collègues ni perdre de temps à chercher.

  • Boîte vocale automatique intelligente

    Allégez la charge de vos agents en automatisant les appels en débordement. L’IA prend le relais 24h/24, pour une information claire et immédiate.

HelloSpot en chiffres

  • 10

    ans d’expérience

    Depuis 2016, HelloSpot s’est imposé comme un acteur incontournable dans la collaboration avec les acteurs du service public.

  • 700

    clients

    HelloSpot accompagne plus de 700 services publics dans toute la France.

  • 4 000

    agents

    Notre plateforme est utilisée par plus de 4 000 agents à travers diverses collectivités, garantissant une gestion efficace et centralisée.

  • 1 M

    démarches

    HelloSpot a accompagné plus de 1 000 000 de démarches administratives, témoignant de la confiance et de la satisfaction de nos clients et des citoyens.

Avis client

Un réel impact sur votre organisation au quotidien

Reprenez gratuitement la main sur les sollicitations entre vos administrés et vos services

  • Mairie d’Allaire

    Nous avons choisi le logiciel HelloSpot pour diminuer le nombre d’appels téléphoniques. Le logiciel facilite la vie des usagers et baisse fortement le nombre d’appels. Nous sommes très satisfaits tant du logiciel que de la réactivité de l’équipe.

  • Mairie de Bouillargues

    Avec la forte hausse des demandes de titres d’identité, le tableau Excel n’était plus suffisant pour les prises de rendez-vous. Le logiciel HelloSpot nous permet une meilleure visibilité sur l’organisation et un gain de temps considérable.

  • Mairie de Craponne

    C’est un gain de temps avec la prise de rendez-vous en ligne et la transmission des documents à fournir. Le rappel de RDV par email la veille permet d’avoir très peu de RDV non honorés.

  • Mairie de Thann

    On est vraiment satisfait du logiciel HelloSpot et nous ne reviendrons pas en arrière.

FAQ

Les questions fréquentes

  • Comment fonctionne la base de connaissances intelligente ?
    Elle centralise l’ensemble des documents et informations internes de la mairie (procédures, règlements, formulaires, comptes rendus, etc.). L’intelligence artificielle analyse ces contenus pour fournir aux agents des réponses instantanées, fiables et contextuelles.
  • Quel type de documents peut-on intégrer ?
    Tous types de documents : PDF, Word, tableaux, guides internes, notes de service, délibérations, règlements municipaux, etc. Plus elle est alimentée, plus elle devient pertinente.
  • Les agents doivent-ils se former pour l’utiliser ?
    Non. L’outil est conçu pour être intuitif : il suffit de poser une question en langage naturel (comme dans une recherche Google) pour obtenir une réponse claire. Aucun besoin de formation technique.
  • Quels sont les bénéfices concrets pour les agents ?
    Fini les recherches fastidieuses dans les dossiers partagés ou les appels à répétition aux collègues. L’agent obtient l’information dont il a besoin immédiatement, ce qui renforce sa réactivité et sa qualité de réponse face aux citoyens.
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Page mise à jour le 7 janvier 2026.

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Offrez à vos agents un accès direct à l’information municipale, pour un service plus rapide, plus fiable et sans friction.

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