Prise de rendez-vous en ligne pour mairies

FAQ

Les questions fréquentes

• Pourquoi mettre en place la prise de rendez-vous en ligne dans une collectivité ?

  Mettre en place la prise de rendez-vous en ligne dans une collectivité locale, c’est avant tout faciliter l’accès aux services publics pour les usagers. Cette solution permet de consulter les disponibilités des services en temps réel, sans avoir à passer par le standard téléphonique, souvent saturé. Résultat : une réduction significative des appels entrants et un gain de temps pour vos agents. Un module de rendez-vous en ligne, intégré à votre site internet, offre une expérience fluide et autonome pour les citoyens. Les créneaux réservés s’inscrivent automatiquement dans les plannings des services concernés, ce qui améliore la coordination interne et réduit les erreurs de gestion. C’est aussi un levier d’optimisation pour la gestion de la relation citoyenne : les usagers peuvent annuler ou modifier leur rendez-vous en toute simplicité, ce qui permet à la collectivité d’anticiper les absences ou changements de dernière minute. En résumé, la prise de rendez-vous en ligne renforce l’efficacité de vos services, améliore la satisfaction des usagers et participe pleinement à la modernisation de l’accueil dans le secteur public.
• Quels sont les avantages pour les citoyens ?

  Les citoyens gagnent du temps, choisissent le créneau qui leur convient, et évitent les déplacements inutiles. Ils reçoivent des rappels automatiques et peuvent modifier ou annuler facilement leur rendez-vous. C’est un vrai confort, notamment pour les actifs ou les familles.
• Comment se déroule la prise de rendez-vous en ligne ?

  Le déroulement de la prise de rendez-vous en ligne est simple et intuitif. Depuis votre site internet ou l’annuaire en ligne, le citoyen sélectionne le service dont il a besoin, choisit un créneau parmi les disponibilités proposées et complète les informations que vous souhaitez recueillir. Une fois la demande validée, un e-mail de confirmation est automatiquement envoyé au citoyen, récapitulant les détails et notamment les documents à apporter le jour du rendez-vous. Pour limiter les oublis, un SMS de rappel est expédié la veille du rendez-vous. Côté collectivité, le rendez-vous s’ajoute en temps réel dans le planning du service concerné. Les agents peuvent ainsi mieux organiser leur journée et accueillir les usagers dans les meilleures conditions. Les agents peuvent prendre des rendez-vous manuellement et ont aussi la possibilité de bloquer des créneaux pour des réunions en interne par exemple.
• Quelles fonctionnalités sont disponibles pour les agents ?

  Les agents bénéficient d’une interface fluide et facile : un planning personnalisé, partagé et synchronisé ; un widget personnalisable et intégrable sur les canaux existants ; la possibilité de replanifier ou d’annuler un rendez-vous ; des statistiques (nombre de rendez-vous, horaires les plus réservés…) ; des alertes et notifications par e-mail.
• Peut-on personnaliser les créneaux ou les motifs de rendez-vous ?

  Absolument. Chaque service peut définir ses propres plages horaires, les motifs possibles, le nombre de personnes reçues simultanément, et même les informations spécifiques à demander en amont du rendez-vous.
• Peut-on gérer facilement les ouvertures de planning ?

  Oui, les plages d’ouverture et de fermeture sont entièrement paramétrables depuis votre interface. En quelques clics, vous adaptez vos créneaux en fonction des horaires d’ouverture et de fermeture exceptionnelles ou des disponibilités de vos agents.
• Est-il possible de poser plusieurs rendez-vous en même temps, ou les doublons sont-ils impossibles ?

  Lorsqu’un agent est en train de réserver un créneau, celui-ci est automatiquement bloqué en temps réel : visible par les autres utilisateurs et bloqué en ligne pour les usagers, évitant ainsi toute prise de rendez-vous en simultané. De plus, les doublons sont impossibles. L’interface est équipée d’un système anti-doublons connecté à France Titres (ANTS) empêchant la prise de plusieurs rendez-vous CNI/passeport dans plusieurs mairies à la fois. L’agent a la possibilité, s’il le décide, de positionner un rendez-vous sur un créneau déjà occupé dans le planning.
• Qu’est-ce que l’anti-doublon France Titres (ex-ANTS) ?

  Notre système anti-doublon est conçu pour prévenir les doublons de rendez-vous et optimiser votre planning de manière simple et intuitive. Il permet d’empêcher les usagers de prendre rendez-vous dans plusieurs mairies pour le même motif grâce à notre connexion avec l’ANTS.
• Y a-t-il des droits d’accès permettant de cloisonner les informations ?

  Oui. Comme pour l’ensemble de nos solutions, la prise de rendez-vous en ligne intègre des paramétrages avancés des droits d’accès. L’administrateur peut autoriser ou restreindre certaines fonctionnalités ou vues en fonction du rôle de chaque agent, garantissant un accès maîtrisé et sécurisé aux informations.