Simplifiez la prise de rdv de CNI de passeport d'urbanisme de mariage de recensement d'état-civil de PACS
Gérez facilement les créneaux, réduisez les appels et offrez une meilleure expérience à vos citoyens grâce à la prise de rdv en ligne.
Agendas partagés
Chaque agent peut consulter et ajuster ses créneaux selon son planning. Les agendas sont synchronisés, les conflits évités, la vision centralisée.
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Prise de RDV en ligne 24/7
Depuis votre site ou l’annuaire RDV360, les citoyens choisissent leur créneau quand ils le souhaitent. Plus d’autonomie, moins d’appels.
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Rappels par Emails/SMS
Réduisez les oublis et les absences grâce à des messages automatiques personnalisés au nom de votre collectivité.
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Système anti-doublons
La pré-demande intégrée et le système anti-réservation multiple évitent les abus et garantissent une gestion sereine.
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Quelles sont les fonctionnalités clés de la prise de rendez-vous HelloSpot ?
- Widget de réservation intégrable sur votre site
- Accès agent sécurisé, multi-comptes, sans limite
- Pré-demande intégrée (passeport, CNI)
- Rappels SMS illimités
- Statistiques et export des données
- Agenda multi-services et multi-sites
- Gestion des urgences et des plages réservées
Résultats visibles immédiatement
Avant / Après – Améliorez votre gestion des flux grâce à la prise de rendez-vous en ligne
Prise de rendez-vous par téléphone, fastidieuse et manuelle ?
Agendas isolés, non synchronisés entre les agents ?
Des citoyens mécontents, mal informés et dépendants des agents.
Une organisation stressante, chronophage et peu fluide ?
Un système de prise de rendez-vous en ligne, automatique, fluide et accessible pour les citoyens.
Un agenda partagé, centralisé et mis à jour en temps réel.
Un parcours fluide avec des informations à chaque étape
Une organisation optimisée, collaborative et plus sereine entre les services
Pourquoi la gestion des rendez-vous en mairie est une source de tensions ?
Trop d’appels, peu de visibilité
Les agents passent un temps considérable à répondre aux citoyens pour gérer manuellement les rendez-vous.
Résultat : une perte de temps au quotidien et une organisation inefficace.
Des plannings cloisonnés
Chaque service fonctionne en vase clos, sans coordination. Cela entraîne des créneaux vacants non utilisés ou des doublons.
Une expérience usager dégradée
Sans plateforme intuitive, les citoyens doivent appeler, attendre, espérer. Ils subissent un service public lent et rigide, à rebours de leurs attentes.
Pourquoi choisir HelloSpot pour gérer les rendez-vous en mairie ?
- Économies de temps
- Installation sans friction
- Augmentation de l’accessibilité aux services
- Réductions des RDV fantômes
- Accompagnement humain avec un support continu
- Conforme RGPD et hébergé en France
Questions Fréquemment Posées
Vous avez des questions ? Nous avons des réponses ! Consultez notre section FAQ pour des solutions rapides aux questions courantes.
Pourquoi mettre en place la prise de rendez-vous en ligne dans une collectivité ?
Mettre en place la prise de rendez-vous en ligne dans une collectivité locale, c’est avant tout faciliter l’accès aux services publics pour les usagers.
Cette solution permet de consulter les disponibilités des services en temps réel, sans avoir à passer par le standard téléphonique, souvent saturé. Résultat : une réduction significative des appels entrants et un gain de temps pour vos agents.
Un module de rendez-vous en ligne, intégré à votre site internet, offre une expérience fluide et autonome pour les citoyens. Les créneaux réservés s’inscrivent automatiquement dans les plannings des services concernés, ce qui améliore la coordination interne et réduit les erreurs de gestion.
C’est aussi un levier d’optimisation pour la gestion de la relation citoyen : les usagers peuvent annuler ou modifier leur rendez-vous en toute simplicité, ce qui permet à la collectivité d’anticiper les absences ou changements de dernière minute.
En résumé, la prise de rendez-vous en ligne renforce l’efficacité de vos services, améliore la satisfaction des usagers et participe pleinement à la modernisation de l’accueil dans le secteur public.
Quels sont les avantages pour les citoyens ?
Les citoyens gagnent du temps, choisissent le créneau qui leur convient, et évitent les déplacements inutiles. Ils reçoivent des rappels automatiques et peuvent modifier ou annuler facilement leur rendez-vous. C’est un vrai confort, notamment pour les actifs ou les familles.
Comment se déroule la prise de rendez-vous en ligne ?
Le déroulement de la prise de rendez-vous en ligne est simple et intuitif.
Depuis votre site internet ou l’annuaire en ligne, le citoyen sélectionne le service dont il a besoin, choisit un créneau parmi les disponibilités proposées et complète les informations que vous souhaitez recueillir.
Une fois la demande validée, un e-mail de confirmation est automatiquement envoyé au citoyen, récapitulant les détails et notamment les documents à apporter le jour du rendez-vous. Pour limiter les oublis, un SMS de rappel est expédié la veille du rendez-vous.
Côté collectivité, le rendez-vous s’ajoute en temps réel dans le planning du service concerné. Les agents peuvent ainsi mieux organiser leur journée et accueillir les usagers dans les meilleures conditions.
Les agents peuvent prendre des rendez-vous manuellement et ont aussi la possibilité de bloquer des créneaux pour des réunions en interne par exemple.
Quelles fonctionnalités sont disponibles pour les agents ?
Les agents bénéficient d’une interface fluide et facile :
Planning personnalisé, partagé et synchronisé
- Un widget personnalisable et intégrable sur les canaux existants
Possibilité de replanifier ou d’annuler un rendez-vous
Statistiques (nombre de rdv, horaires les plus réservées…)
Alertes et notifications par email
Peut-on personnaliser les créneaux ou les motifs de rendez-vous ?
Absolument. Chaque service peut définir ses propres plages horaires, les motifs possibles, le nombre de personnes reçues simultanément, et même les informations spécifiques à demander en amont du rendez-vous.
Peut-on gérer facilement les ouvertures de planning ?
Oui, les plages d’ouverture et de fermeture sont entièrement paramétrables depuis votre interface. En quelques clics, vous adaptez vos créneaux en fonction des horaires d’ouvertures et des fermetures exceptionnelles ou des disponibilités de vos agents.
Est-il possible de poser plusieurs rendez-vous en même temps, ou les doublons sont-ils impossibles ?
Lorsqu’un agent est en train de réserver un créneau, celui-ci est automatiquement bloqué en temps réel; visible par les autres utilisateurs et bloqué en ligne pour les usagers, évitant ainsi toute prise de rendez-vous en simultané. De plus, les doublons sont impossibles. L’interface est équipée d’un système anti-doublons connecté à France Titres (ANTS) empêchant la prise de plusieurs rendez-vous CNI/passeport dans plusieurs mairies à la fois. L’agent a la possibilité, s’il le décide, de positionner un rendez-vous sur un créneau déjà occupé dans le planning.
C’est quoi l’anti-doublon de l’ants ?
Notre système anti-doublons est conçu pour prévenir les doublons de rendez-vous et à optimiser votre planning de manière simple et intuitive. Il permet d’empêcher les usagers de prendre rendez-vous dans plusieurs mairies pour le même motif grâce à notre connexion avec l’ANTS.
Y a-t-il des droits d’accès permettant de cloisonner les informations ?
Oui. Comme pour l’ensemble de nos solutions, la prise de rendez-vous en ligne intègre des paramétrages avancés des droits d’accès. L’administrateur peut autoriser ou restreindre certaines fonctionnalités ou vues en fonction du rôle de chaque agent, garantissant un accès maîtrisé et sécurisé aux informations.
Actualités et blog
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Ne perdez plus de temps inutilement, automatisez la prise de rendez-vous en ligne!
Le logiciel de prise de rendez-vous intègre la pré-demande France Titres (ANTS) permettant de diviser le temps de rendez-vous pour les passeports et les cartes d’identité.
