Rappels par e-mail et SMS

Rappels par email et SMS

Des confirmations et des rappels qui partent tout seuls, au nom de votre collectivité.

Une fois la demande validée, l’usager reçoit un e-mail de confirmation avec les documents à apporter, puis un SMS de rappel la veille. Chaque service règle ses messages, HelloSpot les envoie.

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Un habitant lit sur son téléphone le SMS de rappel envoyé par sa mairie

Le parcours

De la réservation au rendez-vous, chaque étape a son message

Confirmation par e-mail
Dès la demande validée, un e-mail de confirmation récapitule les détails du rendez-vous, notamment les documents à apporter le jour J.
Rappel par SMS la veille
Pour limiter les oublis, un SMS de rappel est expédié la veille du rendez-vous.
Annulation en autonomie
L’usager peut modifier ou annuler facilement son rendez-vous : le créneau libéré profite à un autre usager, et le service anticipe les absences.

Voir le rappel des rendez-vous

Personnalisation

Des messages au nom de votre collectivité

Les messages automatiques sont personnalisés au nom de votre collectivité. Le SMS reprend la date, l’heure, le lieu et le service concerné ; l’e-mail peut préciser les pièces à fournir.

Pour les rendez-vous passeport, une option rend les rappels SMS illimités. La même mécanique confirme les réservations de salles : un e-mail à la réservation, un SMS de rappel la veille.

Découvrir la gestion des salles

Au-delà du rappel

Des envois ciblés quand il le faut

Des précisions sur un rendez-vous, une alerte : les filtres avancés sélectionnent précisément les usagers concernés, et le message part en quelques clics. Les envois peuvent aussi être automatisés.

Voir la gestion de la relation usager

10

ans d’expérience

Depuis 2016, HelloSpot s’est imposé comme un acteur incontournable dans la collaboration avec les acteurs du service public.
700

clients

HelloSpot accompagne plus de 700 services publics dans toute la France.
4 000

agents

Notre plateforme est utilisée par plus de 4 000 agents à travers diverses collectivités, garantissant une gestion efficace et centralisée.
1 M

démarches

HelloSpot a accompagné plus de 1 000 000 de démarches administratives, témoignant de la confiance et de la satisfaction de nos clients et des citoyens.

Avis client

Un réel impact sur votre organisation au quotidien

Reprenez gratuitement la main sur les sollicitations entre vos administrés et vos services

Mairie d’Allaire

Nous avons choisi le logiciel HelloSpot pour diminuer le nombre d’appels téléphoniques. Le logiciel facilite la vie des usagers et baisse fortement le nombre d’appels. Nous sommes très satisfaits tant du logiciel que de la réactivité de l’équipe.
Mairie de Bouillargues

Avec la forte hausse des demandes de titres d’identité, le tableau Excel n’était plus suffisant pour les prises de rendez-vous. Le logiciel HelloSpot nous permet une meilleure visibilité sur l’organisation et un gain de temps considérable.
Mairie de Craponne

C’est un gain de temps avec la prise de rendez-vous en ligne et la transmission des documents à fournir. Le rappel de RDV par email la veille permet d’avoir très peu de RDV non honorés.
Mairie de Thann

On est vraiment satisfait du logiciel HelloSpot et nous ne reviendrons pas en arrière.