Le Guichet Unique Numérique des services publics

FAQ

Les questions fréquentes

• Qu'est-ce qu'un Guichet Unique Numérique ?

  Un Guichet Unique Numérique est une plateforme en ligne qui centralise toutes les démarches administratives proposées par votre mairie. Elle offre aux citoyens un accès simplifié et sécurisé à l’ensemble des services publics, depuis un point d’entrée unique, accessible 24h/24 et 7j/7.
• Quels types de services peuvent être gérés via le Guichet Unique Numérique HelloSpot ?

  Notre plateforme permet de gérer une large gamme de services publics, notamment les demandes de renouvellement de CNI/passeport, de mariage, d’urbanisme et bien plus encore.
• Pourquoi mettre en place un Guichet Unique Numérique dans une collectivité ?

  Pour simplifier les démarches des usagers, moderniser l’accueil, améliorer la gestion interne et valoriser l’efficacité des services publics.
• Comment le Guichet Unique Numérique facilite-t-il le travail des agents ?

  Il automatise la réception et le traitement des sollicitations, réduit les sollicitations multiples, améliore la répartition des tâches et libère du temps pour l’accompagnement personnalisé des citoyens.
• Le Guichet Unique Numérique est-il sécurisé ?

  Oui, la plateforme garantit la protection des données personnelles des usagers, conformément au RGPD et aux standards de sécurité du service public.
• La gestion des données entre services est-elle sécurisée ?

  Oui, toutes les données sont traitées dans le respect strict du RGPD. Les accès sont entièrement paramétrables : les administrateurs peuvent définir précisément les droits de chaque agent selon son service ou ses missions. Chaque utilisateur ne voit que ce qui lui est utile, garantissant une gestion sécurisée et maîtrisée des informations.
• Le paramétrage du parcours est-il facilement accessible ?

  Oui, le logiciel a été pensé pour une prise en main simple et intuitive. Chaque collectivité peut personnaliser ses parcours en toute autonomie, selon ses besoins et son organisation, sans dépendre d’un support technique constant. De plus, nous vous formons personnellement à son utilisation.
• Les usagers sont-ils informés de l’avancée de leur demande ?

  Oui, chaque usager dispose d’un lien unique pour suivre l’avancement de sa demande en temps réel. Ce canal sécurisé permet également à l’agent de communiquer facilement avec le citoyen pour demander des précisions ou des documents complémentaires, garantissant un échange fluide et transparent.
• Faut-il toujours un rendez-vous associé à une demande ?

  Non, toutes les demandes ne nécessitent pas un rendez-vous. Selon leur nature, elles peuvent simplement donner lieu à l’envoi d’un formulaire, d’un document ou à un échange d’informations. C’est vous qui définissez le parcours adapté à chaque type de demande, en fonction de votre organisation et de vos pratiques.
• Y a-t-il des droits d’accès qui permettent de cloisonner les informations ?

  Oui, les droits d’accès sont entièrement paramétrables. Ils peuvent aller d’un simple droit de consultation à un accès complet à l’ensemble des demandes. C’est l’administrateur de la collectivité qui définit les niveaux de droits pour chaque agent, selon son rôle et ses besoins.