Plateforme de gestion des démarches en ligne : centraliser et fluidifier le traitement des demandes citoyennes
Le Guichet Unique Numérique de HelloSpot transforme la gestion des démarches et demandes au sein des mairies et des collectivités. En centralisant l’ensemble des demandes, il allège le quotidien des agents tout en simplifiant les démarches pour les citoyens.
Parcours citoyen en ligne
sur-mesure
Recueillez les bonnes informations en ligne dès le départ pour orienter chaque démarche selon vos procédures internes. Un parcours adapté à vos services pour une réponse plus rapide et efficace.
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Interface usager simple, guidée pas à pas
L’usager est accompagné à chaque étape grâce à un parcours clair et progressif. Les questions sont posées une à une, pour faciliter la compréhension des démarches en ligne et garantir des réponses adaptées.
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Pilotage centralisé
Bénéficiez d’une vue d’ensemble sur les sollicitations citoyennes : aiguillage intelligent des démarches citoyennes, suivi des traitements et accès à des statistiques clés pour piloter vos services.
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Transparence et échanges simplifiés
Octroyez à chaque citoyen une information claire sur l’avancement de ses demandes. Les échanges entre agents et usagers sont centralisés, traçables et simplifiés.
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Guichet unique numérique : la gestion des démarches en ligne expliquée en 2 minutes
Quelles sont les fonctionnalités clés du Guichet Unique Numérique ?
- Centraliser tous les canaux de communication : téléphone, accueil, email, courrier
- Dématérialisation de la démarche
- Suivi des démarches en ligne
- Concepteur de formulaire personnalisé
- Arborescence et construction de scénarios
- Tableau de bords de gestion des demandes
- Fichier et historique de suivi des citoyens
- Partage de dossier entre agents et services
- Canal de communication unique avec le citoyen
- Rapport de données statistiques
Fini les demandes dispersées, les dossiers introuvables et les tensions inutiles : centralisez, tracez et traitez chaque démarche citoyenne en toute simplicité.
Le Guichet Unique, la plateforme numérique de gestion des démarches adaptez à vos enjeux
Dispersions des demandes et manque de centralisation ?
Perte de temps et surcharge des agents ?
Dossiers égarés et suivi difficile pour les citoyens ?
Absence de données exploitables pour piloter l’activité ?
Centralisez les demandes avec un suivi clair et un historique accessible.
Des formulaires adaptés pour fluidifier les démarches et gagner du temps
Canal de communication direct et centralisé sur la demande du citoyen
Statistiques claires et des exports de données permettent de piloter les services et d’identifier les points d’amélioration.
Libérez-vous des tâches chronophages et recentrez-vous sur l’essentiel : la relation avec vos citoyens
Le Guichet Unique Numérique automatise les démarches simples, vous libérant des tâches chronophages pour vous concentrer pleinement sur l’accompagnement et la relation avec les citoyens.
Comment rassembler et optimiser le traitement des demandes des citoyens ?
Le Guichet Unique Numérique de HelloSpot a pour objectif de transformer la gestion administrative des municipalités. Il regroupe et simplifie tous les services, rendant la vie plus facile pour les citoyens et le travail des agents.
Pourquoi centraliser les démarches citoyennes au sein de votre collectivité ?
- Faire des économies de temps et de budgets
- Faciliter la gestion et le suivi de demandes
- Alléger la charge administrative quotidienne et limiter les tâches répétitives.
- Réduire les délais de traitements et améliorer la qualité des services
- Faciliter le suivi et le traitement des demandes
- Mieux organiser les priorités
- Disposer d’indicateurs clairs pour piloter et prendre des décisions éclairées
Questions Fréquemment Posées
Vous avez des questions ? Nous avons des réponses ! Consultez notre section FAQ pour des solutions rapides aux questions courantes.
Qu'est-ce qu'un Guichet Unique Numérique ?
Un Guichet Unique Numérique est une plateforme en ligne qui centralise toutes les démarches administratives proposées par votre mairie. Elle offre aux citoyens un accès simplifié et sécurisé à l’ensemble des services publics, depuis un point d’entrée unique, accessible 24h/24 et 7j/7.
Quels types de services peuvent être gérés via le Guichet Unique Numérique HelloSpot ?
Notre plateforme permet de gérer une large gamme de services publics, notamment les demandes de renouvellement de CNI/Passeport, de mariage, d’urbanisme et bien plus encore.
Pourquoi mettre en place un Guichet Unique Numérique dans une collectivité ?
Pour simplifier les démarches des usagers, moderniser l’accueil, améliorer la gestion interne et valoriser l’efficacité des services publics.
Comment le Guichet Unique Numérique facilite-t-il le travail des agents ?
Il automatise la réception et le traitement des demandes, réduit les sollicitations multiples, améliore la répartition des tâches et libère du temps pour l’accompagnement personnalisé des citoyens.
Le Guichet Unique Numérique est-il sécurisé ?
Oui, la plateforme garantit la protection des données personnelles des usagers, conformément au RGPD et aux standards de sécurité du service public.
La gestion des données entre services est-elle sécurisée ?
Oui, toutes les données sont traitées dans le respect strict du RGPD. Les accès sont entièrement paramétrables : les administrateurs peuvent définir précisément les droits de chaque agent selon son service ou ses missions. Chaque utilisateur ne voit que ce qui lui est utile, garantissant une gestion sécurisée et maîtrisée des informations.
Le paramétrage du parcours est il facilement accessible ?
Oui, le logiciel a été pensé pour une prise en main simple et intuitive. Chaque collectivité peut personnaliser ses parcours en toute autonomie, selon ses besoins et son organisation, sans dépendre d’un support technique constant. De plus, nous vous formons personnellement à son utilisation.
Les usagers sont-ils informés de l’avancée de leur demande ?
Oui, chaque usager dispose d’un lien unique pour suivre l’avancement de sa demande en temps réel. Ce canal sécurisé permet également à l’agent de communiquer facilement avec le citoyen pour demander des précisions ou des documents complémentaires, garantissant un échange fluide et transparent.
Faut-il toujours un rendez-vous associé à une demande ?
Non, toutes les demandes ne nécessitent pas un rendez-vous. Selon leur nature, elles peuvent simplement donner lieu à l’envoi d’un formulaire, d’un document ou à un échange d’informations. C’est vous qui définissez le parcours adapté à chaque type de demande, en fonction de votre organisation et de vos pratiques.
Y a-t-il des droits d’accès qui permettent de cloisonner les informations ?
Oui, les droits d’accès sont entièrement paramétrables. Ils peuvent aller d’un simple droit de consultation à un accès complet à l’ensemble des demandes. C’est l’administrateur de la collectivité qui définit les niveaux de droits pour chaque agent, selon son rôle et ses besoins.
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Centralisez les demandes pour un service plus efficace et des agents mieux accompagnés
Offrez à vos équipes un guichet unique numérique qui fluidifie la relation citoyen. Chaque demande devient plus lisible, mieux suivie et plus rapide à traiter. Résultat : des délais réduits, une communication plus claire, et des agents publics valorisés dans leur mission quotidienne.
