Assistant IA : le copilote des agents des collectivités locales
Automatisez les tâches chronophages, fluidifiez la relation citoyen et libérez du temps pour l’essentiel.
Base de connaissance
Besoin d’une information précise sur une réglementation ou une décision récente ? Votre assistant IA la retrouve instantanément et vous donne une réponse claire, sans perte de temps.
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Routage des courriers/emails entrants
Une fois numérisés, tous les courriers entrants sont automatiquement pris en charge par votre assistant IA. Il en analyse le contenu, en génère un résumé clair, les trie par ordre de priorité, et créer automatiquement les demandes associées. Lorsque c’est pertinent, il vous propose également une réponse adaptée, prête à être envoyée.
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Génération automatique des demandes
Votre assistant reçoit les demandes arrivant de toutes parts peu importe le canal et créer automatiquement des demandes qui viennent s’ajouter à votre tableau de gestion.
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Prise de rdv et du blocage horaire automatisé
Plus besoin de bloquer vos créneaux manuellement : votre assistant IA planifie automatiquement les rendez-vous et bloque les horaires où vous êtes indisponible. Simple, rapide, sans risque de doublon.
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Quelles sont les fonctionnalités de l'assistant IA HelloSpot?
Accès instantané aux connaissances de la mairie via l’IA (règlementation, procédures, événements, informations diverses…).
Assistance intelligente : aide contextuelle, réponses personnalisées, formation continue et analyse de documents.
Traitement intelligent des courriers et emails : lecture automatique, création et attribution de demandes, résumé, priorisation et suggestions de réponse.
Gestion intelligente des demandes : rédaction assistée, résumé des échanges, analyse du ton, classification, priorisation et détection des doublons.
Gestion optimisée des RDV : création en langage naturel, détection d’anomalies et anticipation des pics de fréquentation.
L’assistant IA au service des agents territoriaux : un gain de temps et d’efficacité dans toute la collectivité
Automatisation des tâches répétitives, meilleure circulation de l’information, agents recentrés sur l’essentiel : l’intelligence artificielle devient un véritable soutien opérationnel au service public local.
Trop de courriers/emails à trier et traiter ?
Trop questions sans réponses ?
Difficultés à gérer les rendez-vous ?
Le copilote IA planifie et synchronise automatiquement les créneaux dans les agendas.
L’assistant IA analyse, trie et redirige automatiquement chaque courrier vers le bon service.
L’IA répond à partir de la base de connaissances HelloSpot, de la documentation interne de votre mairie et des guides de l’État.
Le copilote IA planifie et synchronise automatiquement les créneaux dans les agendas.
L’assistant IA créer et suit les démarches complètes, de la demande à la validation.
Comment l’assistant IA HelloSpot transforme le quotidien des agents territoriaux ?
Conçu pour les collectivités locales, les mairies et les services administratifs, l’assistant IA HelloSpot est une solution complète d’automatisation des tâches. Son objectif : simplifier, fluidifier et moderniser le fonctionnement des services publics.
Il prend en charge la gestion et le traitement des courriers et des emails, facilite la prise de rendez-vous et assure le suivi des démarches citoyennes depuis une interface claire, intuitive et pensée pour les agents.
HelloSpot devient ainsi un véritable assistant intelligent. Il analyse, classe et traite les informations en temps réel, réduisant considérablement la charge de travail des équipes.
Traitement intelligent des courriers et des emails un gain de temps à chaque étape
Avec HelloSpot, votre assistant IA devient le partenaire clé des agents pour automatiser la gestion des courriers et des emails. Fini le tri manuel ou la rédaction chronophage : tout est simplifié, centralisé et accéléré.
Dès réception, l’IA analyse le contenu des courriers et des messages électroniques, identifie le motif, et les achemine automatiquement vers le bon service. Chaque demande est résumée, classée par niveau de priorité, et ajoutée à la file de traitement. Si le citoyen n’existe pas encore dans la base, sa fiche est créée en un instant.
HelloSpot va encore plus loin : il comprend le contexte des échanges, garde en mémoire l’historique des conversations, et propose automatiquement une réponse adaptée au ton de l’usager. Les agents disposent ainsi d’un véritable copilote capable de rédiger, classer et suivre les messages avec efficacité. Les demandes urgentes sont détectées immédiatement, avec création de tickets ou alertes prioritaires.
Cette gestion intelligente du courrier et des emails permet non seulement de gagner un temps précieux, mais aussi de réduire les erreurs humaines et de fluidifier la communication interne. Un atout majeur pour renforcer la relation citoyen et moderniser les services publics.
Création de rendez-vous et gestion du calendrier ultra simplifié
Grâce à son interaction directe avec le calendrier, votre assistant IA gère automatiquement les rendez-vous administratifs.
Une simple commande suffit pour bloquer un créneau, modifier un horaire ou planifier un rendez-vous avec un usager, sans passer par des interfaces complexes.
L’IA détecte les anomalies sur votre agenda en temps réel (absences, doublons de rdv…), évitant tout chevauchement ou oubli.
Résultat : une organisation fluide et optimisée, un gain de temps considérable et une meilleure coordination entre les agents.
Cette fonctionnalité fait de l’assistant un outil idéal pour les mairies et collectivités locales cherchant à fluidifier la prise de rendez-vous et à simplifier la gestion du planning administratif.
Création, suivi et traitement intelligent des démarches administratives
Avec HelloSpot, votre assistant IA prend en charge l’ensemble des démarches administratives, avec ou sans rendez-vous. De la simple demande à la validation finale — comme pour un permis de construire ou un dossier d’inscription — l’IA automatise chaque étape du processus.
Elle crée automatiquement des parcours personnalisés en fonction du type de demande, assure le classement thématique, l’évaluation de l’urgence et l’orientation vers le service compétent. Chaque requête est priorisée intelligemment, selon son contexte ou les délais légaux à respecter.
L’assistant génère des résumés automatiques des échanges pour chaque dossier, facilitant la continuité du traitement.
Les agents bénéficient également d’une aide à la rédaction de réponses contextualisées, adaptée au profil de l’usager et à l’historique des échanges.
Ce pilotage intelligent des démarches garantit la conformité des données, la traçabilité des actions et une réduction significative des délais de traitement. Résultat : des services publics plus efficaces, plus réactifs et mieux perçus par les usagers.
Questions Fréquemment Posées
Vous avez des questions ? Nous avons des réponses ! Consultez notre section FAQ pour des solutions rapides aux questions courantes.
Qu’est-ce qu’un assistant IA pour mairie ?
Un assistant IA pour mairie est un outil d’intelligence artificielle conversationnelle qui automatise les tâches administratives : gestion des courriers, des e-mails, des rendez-vous et des démarches.
Il agit comme un copilote intelligent pour les agents municipaux, facilitant la communication avec les usagers et optimisant le temps de traitement.
Comment l’assistant IA gère-t-il les courriers et e-mails ?
L’assistant IA analyse automatiquement le contenu des courriers et emails entrants, identifie leur motif et les redirige vers le bon service.
Il peut également rédiger des réponses automatiques, créer des fiches demandeurs et assurer un suivi intelligent des échanges, tout en réduisant la charge de travail des agents.
L’assistant IA peut-il créer des rendez-vous automatiquement ?
Oui. L’assistant IA s’intègre directement au calendrier des agents pour planifier, modifier ou annuler des rendez-vous.
Il évite les doublons, synchronise les agendas en temps réel et garantit une gestion fluide du planning administratif, que ce soit pour une mairie ou un autre service public.
Quels sont les avantages concrets de l’automatisation administrative par IA ?
L’automatisation permet un gain de temps significatif, une réduction des erreurs, et une meilleure satisfaction des usagers.
Grâce à la gestion automatisée des démarches et à la centralisation des échanges, les agents se concentrent sur les missions à forte valeur ajoutée.
C’est une étape clé vers une administration numérique moderne et performante.
Actualités et blog
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L’assistant IA HelloSpot automatise vos tâches administratives, fluidifie la relation citoyen et fait gagner un temps précieux à l’ensemble des services de votre collectivité.
Offrez à vos agents plus de temps pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
