Qu’est-ce que le chatbot IA HelloSpot ?

Le chatbot IA est une interface interactive intégrée au site de la mairie. Elle permet aux citoyens de poser leurs questions, accéder aux démarches en ligne ou prendre rendez-vous avec un agent, le tout via une IA conversationnelle.

Comment fonctionne la base de connaissances citoyenne ?

La base de connaissances regroupe toutes les informations administratives de la collectivité. L’IA s’en sert pour fournir des réponses fiables et personnalisées, en fonction du profil de l’usager et du type de demande.

Le widget bulle remplace-t-il les agents d’accueil ?

Non. Le widget IA complète le travail des agents. Il gère les questions simples et répétitives, permettant aux équipes de se concentrer sur les demandes complexes et à forte valeur ajoutée.

Module Intelligence Artificielle

Chatbot IA pour mairies et collectivités

Une bulle intelligente au service des usagers.

Un assistant virtuel qui simplifie la relation entre la mairie et les citoyens : il répond 24h/24, guide vers la bonne démarche et s’appuie sur les informations de votre collectivité.

Démarrez gratuitement Demandez une démonstration

Le site d’une mairie ouvert sur un ordinateur portable, avec la bulle du chatbot IA HelloSpot

Fonctionnalités

Quelles sont les fonctionnalités du chatbot IA ?

Disponible 24h/24 et 7j/7
Un assistant virtuel toujours présent pour répondre aux citoyens.
Démarches populaires en accès rapide
Un raccourci visible pour simplifier la navigation et faire gagner du temps.
Interaction naturelle et contextuelle
L’IA comprend les questions et s’exprime avec un langage clair et adapté.
Réponses instantanées
Horaires, démarches, documents à fournir… tout est accessible en un message.
Guidage intelligent
L’usager est accompagné pas à pas dans ses formulaires et redirigé vers le bon service en ligne.
Mémoire contextuelle
Le chatbot retient les échanges récents pour éviter les répétitions et fluidifier la conversation.
Actualités toujours visibles
Vos dernières actualités sont accessibles au premier plan de chacune de vos pages.

Demander un audit IA

Un citoyen sourit en échangeant avec le chatbot de sa mairie sur son téléphone

Avant / après

Une assistance IA dédiée aux citoyens

Avant

Des usagers perdus dans les formulaires et les pages du site.
Des agents submergés par les questions répétitives.
Les réponses tardent, les démarches stagnent.
L’image de la collectivité manque de modernité.

Avec HelloSpot

Le chatbot IA guide chaque citoyen pas à pas vers la bonne démarche.
L’assistant virtuel répond instantanément, 24h/24, aux sollicitations.
Le chatbot IA offre une réponse immédiate et personnalisée, à toute heure.
Le chatbot IA incarne une mairie connectée, réactive et proche de ses citoyens.

Interface

Une interface interactive pensée pour simplifier la communication entre la mairie et les citoyens

Accessible depuis n’importe quelle page du site ou du portail usager, cette bulle conversationnelle intelligente permet d’obtenir une réponse immédiate, de lancer une démarche ou de poser une question sans passer par les formulaires complexes ou par un appel téléphonique.

Grâce à son IA conversationnelle intégrée, le chatbot comprend les besoins de chaque usager, adapte ses réponses selon le profil et guide pas à pas vers la bonne information ou le bon service.

Une usagère pose sa question au chatbot de la mairie depuis son téléphone

Base de connaissances

Une base de connaissances citoyenne, enrichie et à jour

Elle rassemble toutes les informations utiles de votre collectivité pour les usagers : démarches administratives, formulaires, procédures, contacts, horaires, documents requis.

Cette base est dynamique et évolutive : elle s’adapte au contexte de la demande, filtre les informations inutiles et affiche uniquement ce qui est pertinent pour le citoyen.

Pour les agents, cela signifie moins d’appels téléphoniques, moins de mails redondants et plus de temps consacré à l’accompagnement humain et au traitement des dossiers.

Découvrir la base de connaissances IA

Un agent consulte un document à son bureau

Accessibilité

Un outil au service de l’accessibilité des services publics

Le chatbot IA transforme la manière dont les citoyens interagissent avec l’administration. Il fluidifie la communication, simplifie les démarches et offre une assistance immédiate à toute heure du jour ou de la nuit.

Combiné à la gestion automatisée des courriers, e-mails et démarches, il s’intègre à nos modules et devient le pilier d’une administration numérique moderne.

Assistant conversationnel interactif et disponible 24h/24
Réponses automatiques issues d’une base de connaissances construite sur les informations de la collectivité
Expérience fluide, personnalisée et accessible à tous
Intégration directe avec le logiciel mairie et les démarches en ligne

Découvrir l’assistant IA des agents

Des agents d’accueil équipés de casques traitent les demandes des usagers

Et aussi

L’essentiel du chatbot

Discussion instantanée et continue

Le chatbot IA répond aux questions des citoyens 24h/24. Il comprend, reformule si besoin et oriente immédiatement vers la bonne information.
Base de connaissances intelligente

Démarches, formulaires, horaires, contacts : une base vivante qui s’enrichit au fil du temps et s’adapte à chaque situation.
En savoir plus : Base de connaissances intelligente
Aide à la démarche

Le citoyen est guidé vers la démarche la plus adaptée à sa situation, puis accompagné pas à pas jusqu’à la finalisation de sa demande.
En savoir plus : Aide à la démarche

10

ans d’expérience

Depuis 2016, HelloSpot s’est imposé comme un acteur incontournable dans la collaboration avec les acteurs du service public.
700

clients

HelloSpot accompagne plus de 700 services publics dans toute la France.
4 000

agents

Notre plateforme est utilisée par plus de 4 000 agents à travers diverses collectivités, garantissant une gestion efficace et centralisée.
1 M

démarches

HelloSpot a accompagné plus de 1 000 000 de démarches administratives, témoignant de la confiance et de la satisfaction de nos clients et des citoyens.

Avis client

Un réel impact sur votre organisation au quotidien

Reprenez gratuitement la main sur les sollicitations entre vos administrés et vos services

Mairie d’Allaire

Nous avons choisi le logiciel HelloSpot pour diminuer le nombre d’appels téléphoniques. Le logiciel facilite la vie des usagers et baisse fortement le nombre d’appels. Nous sommes très satisfaits tant du logiciel que de la réactivité de l’équipe.
Mairie de Bouillargues

Avec la forte hausse des demandes de titres d’identité, le tableau Excel n’était plus suffisant pour les prises de rendez-vous. Le logiciel HelloSpot nous permet une meilleure visibilité sur l’organisation et un gain de temps considérable.
Mairie de Craponne

C’est un gain de temps avec la prise de rendez-vous en ligne et la transmission des documents à fournir. Le rappel de RDV par email la veille permet d’avoir très peu de RDV non honorés.
Mairie de Thann

On est vraiment satisfait du logiciel HelloSpot et nous ne reviendrons pas en arrière.

FAQ

Les questions fréquentes

Qu’est-ce que le chatbot IA HelloSpot ?

Le chatbot IA est une interface interactive intégrée au site de la mairie. Elle permet aux citoyens de poser leurs questions, accéder aux démarches en ligne ou prendre rendez-vous avec un agent, le tout via une IA conversationnelle.
Comment fonctionne la base de connaissances citoyenne ?

La base de connaissances regroupe toutes les informations administratives de la collectivité. L’IA s’en sert pour fournir des réponses fiables et personnalisées, en fonction du profil de l’usager et du type de demande.
Le widget bulle remplace-t-il les agents d’accueil ?

Non. Le widget IA complète le travail des agents. Il gère les questions simples et répétitives, permettant aux équipes de se concentrer sur les demandes complexes et à forte valeur ajoutée.