Module gestion des salles
Location de salles et d’équipements communaux
Le logiciel de gestion des réservations de salles et équipements.
Facilitez la gestion de vos salles : une gestion fluide pour tous, et une valorisation du patrimoine des villes.
Fonctionnalités
Quelles sont les fonctionnalités de la plateforme de location de salles ?
- Réservation en ligne 24h/24 depuis votre site
- Vue claire du planning des réservations
- Fiches détaillées et visuelles pour chaque salle et équipement
- Gestion des documents justificatifs intégrée au parcours de réservation
- Tableau de bord de suivi des dossiers
- Canal de communication centralisé entre l’agent et le demandeur
- Historique complet des réservations par usager
Avant / après
Facilitez la location de salles : un accompagnement sur mesure
Simplifiez les demandes, optimisez les plannings et gagnez en efficacité dans la gestion de vos salles.
Avant
- Une gestion des locations compliquée et longue.
- Une visibilité limitée sur les plannings.
- Trop de paperasse au quotidien.
- Des équipements mal connus des habitants.
Avec HelloSpot
- La réservation de vos salles et de votre matériel automatisée.
- Un planning clair et partagé.
- Un parcours de location simple et rapide.
- Vos équipements mis en avant sur vos canaux existants.
Planning partagé
Comment obtenir une visibilité instantanée sur toutes vos locations de salles et matériels ?
Fini les erreurs et les plannings flous. Chaque réservation est automatiquement affichée dans un planning partagé, consultable par tous les services concernés.
Qu’il s’agisse d’une salle des fêtes, d’un gymnase ou de matériel communal, toutes les disponibilités sont visibles en temps réel.
- Réservation simplifiée
Une réservation en ligne facile et rapide, qui réduit les appels et les pertes d’informations.
Suivi des équipements
Comment anticiper, planifier et maîtriser les locations de votre collectivité ?
Le suivi des équipements vous permet de connaître en temps réel la disponibilité des ressources, de suivre les réservations et d’organiser les mises à disposition selon les règles définies par vos services.
Chaque demande de location est tracée, validée et intégrée dans un tableau de bord clair et partagé. Un gain de temps pour les agents comme pour les citoyens, qui bénéficient d’un service plus fluide et plus transparent.
Anticipez les périodes creuses pour réaliser des opérations de maintenance ou proposer des créneaux attractifs afin de valoriser les équipements publics.
- Suivi des équipements
Gérez et suivez le taux d’occupation de vos salles et le temps de réservation de vos équipements.
Événements et équipements
Comment gérer facilement les événements, les infrastructures sportives et salles de réunion ?
Facilitez l’organisation d’événements grâce à un système de réservation centralisé, accessible en ligne. Réunions associatives, ateliers, fêtes locales ou conférences : les citoyens réservent en toute autonomie les salles disponibles.
Les infrastructures sportives, comme les gymnases, terrains ou piscines municipales, bénéficient d’une gestion adaptée aux besoins des clubs et associations. Les entreprises locales et les acteurs publics trouvent un accès simple et rapide aux salles de réunion.
- Confirmation et rappel de réservation
Chaque réservation est confirmée par email, et un SMS de rappel est envoyé la veille afin d’éviter tout oubli.
Et aussi
L’essentiel du module
-
Mise en valeur des salles
Vos salles et équipements visibles en permanence, avec leurs photos : le patrimoine de votre collectivité mis en image.
-
Parcours ultra simplifié
Une meilleure expérience pour l’agent comme pour l’usager, des disponibilités transparentes et un taux d’occupation en hausse.
-
Contrôle des réservations
Les demandes de réservation arrivent dans un canal unique, et vous gardez la main sur leur validation.
-
Tableau de bord
Toutes les demandes de réservation centralisées dans un tableau de bord clair.
En savoir plus : Tableau de bord
HelloSpot en chiffres
-
10
ans d’expérience
Depuis 2016, HelloSpot s’est imposé comme un acteur incontournable dans la collaboration avec les acteurs du service public.
-
700
clients
HelloSpot accompagne plus de 700 services publics dans toute la France.
-
4 000
agents
Notre plateforme est utilisée par plus de 4 000 agents à travers diverses collectivités, garantissant une gestion efficace et centralisée.
-
1 M
démarches
HelloSpot a accompagné plus de 1 000 000 de démarches administratives, témoignant de la confiance et de la satisfaction de nos clients et des citoyens.
Avis client
Un réel impact sur votre organisation au quotidien
Reprenez gratuitement la main sur les sollicitations entre vos administrés et vos services
-
Mairie d’Allaire
Nous avons choisi le logiciel HelloSpot pour diminuer le nombre d’appels téléphoniques. Le logiciel facilite la vie des usagers et baisse fortement le nombre d’appels. Nous sommes très satisfaits tant du logiciel que de la réactivité de l’équipe.
-
Mairie de Bouillargues
Avec la forte hausse des demandes de titres d’identité, le tableau Excel n’était plus suffisant pour les prises de rendez-vous. Le logiciel HelloSpot nous permet une meilleure visibilité sur l’organisation et un gain de temps considérable.
-
Mairie de Craponne
C’est un gain de temps avec la prise de rendez-vous en ligne et la transmission des documents à fournir. Le rappel de RDV par email la veille permet d’avoir très peu de RDV non honorés.
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Mairie de Thann
On est vraiment satisfait du logiciel HelloSpot et nous ne reviendrons pas en arrière.
FAQ
Les questions fréquentes
-
Qui peut réserver une salle ou un équipement via la plateforme ?
Les citoyens, les associations locales, les entreprises partenaires ou encore les services municipaux peuvent effectuer une réservation, selon les règles définies par la collectivité. Chaque profil dispose de droits adaptés (horaires, types de locaux, fréquence). -
Comment effectuer une réservation en ligne ?
Il suffit pour les citoyens de se rendre sur l’espace dédié sur le site de la collectivité, de choisir la salle ou le matériel souhaité, puis de sélectionner la date, l’heure et la durée. -
Comment sont validées les demandes de réservation ?
Une fois la demande envoyée, elle est traitée par les services compétents qui peuvent l’approuver, la refuser ou proposer une autre plage horaire. L’usager est informé automatiquement du statut de sa demande. -
Est-il possible d’annuler ou de modifier une réservation ?
Oui, dans le respect des délais définis par la collectivité. -
Que se passe-t-il en cas de conflit de réservation ?
Le système de gestion affiche en temps réel les créneaux déjà réservés pour éviter les doublons.
Page mise à jour le 7 janvier 2026.
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