Gestion de la relation usager :
la GRU augmentée par IA
Appels, e-mails, courriers, guichet, formulaires dématérialisés : tout arrive au même endroit, l’Intelligence Artificielle qualifie et oriente chaque demande.
IA souveraineHébergement en FranceGratuit jusqu’à 1000 sollicitations
Démonstration interactive
Prenez la place d’un agent augmenté
Un e-mail sensible vient d’arriver en mairie…
La démonstration s’ouvre en plein écran.
FREEMIUM HELLOSPOT
Démarrez sereinement et sans contrainte
- 1 Gratuit jusqu’à 1000 sollicitations : une version freemium pour démarrer sereinement, à votre rythme.
- 2 Sans marché public ni engagement de dépense : vous démarrez librement, vous généralisez quand vous le décidez.
- 3 Logiciel souverain : IA souveraine, hébergement France (HDS, ISO 27001), conforme RGPD et AI Act
Rejoignez gratuitement plus de 700 mairies qui utilisent déjà HelloSpot
Gratuit pour commencer, complet quand vous êtes prêt.
Inclus en version gratuite :
- La gestion et le suivi des sollicitations usagers (les fonctions essentielles de la relation usager).
- La prise de rendez-vous en ligne et la page de réservation.
- Le Guichet Unique Numérique et le widget à intégrer à votre site.
- La gestion de salles, d’événements et les agendas des agents.
- L’IA incluse pour accélérer la création de démarches et assister les agents (usage mutualisé à la collectivité).
- 1 Go de stockage de fichiers.
Vous passez à la version complète lorsque vos besoins grandissent :
- Droits d’accès personnalisés par service ou rôle
- Volume de sollicitations au-delà des quotas du gratuit
- Quota d’IA plus confortable (logique par agent)
- Fonctionnalités avancées : automatisations, tri intelligent des emails et courriers, routage, affectations, notifications, escalades.
- Exports avancés de données
Le passage à la version payante se fait facilement sans perte de données
Nos modules
Profitez des modules de la GRU 100 % personnalisables, interconnectés et augmentés par l’IA. Ils sont pensés pour répondre aux enjeux spécifiques des collectivités locales et améliorer la qualité de la relation citoyenne.
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Le cœur de HelloSpot
GRU, gestion de la relation usager
Toutes les demandes de vos usagers au même endroit, quel que soit le canal : l’IA les qualifie et les oriente, vos agents les suivent jusqu’à leur résolution.
En savoir plus -
Base de connaissances IA et chatbot
Assistez les agents grâce à une intelligence artificielle capable de leur fournir rapidement les informations recherchées.
En savoir plus -
Prise de rendez-vous en ligne
La prise de rendez-vous en ligne simplifie l’organisation des échanges avec les agents tout au long du parcours citoyen.
En savoir plus -
Guichet unique numérique
Le guichet unique numérique centralise les sollicitations citoyennes de votre service et/ou de toute votre collectivité.
En savoir plus -
Gestion des salles
La gestion de réservation de salle permet de coordonner l’utilisation des espaces et équipements publics, optimisant ainsi leur disponibilité.
En savoir plus -
Gestion de file d’attente
Fluidifiez l’accueil physique et réduisez le temps d’attente des citoyens.
En savoir plus -
Statistiques avancées
Appuyez vos décisions sur des données terrain issues du quotidien de vos services.
En savoir plus
HelloSpot : la première GRU gratuite pour les collectivités, augmentée par l’IA.
Pionnier de l’innovation publique, HelloSpot est la première solution de Gestion de la Relation Usager (GRU) conçue pour les mairies qui intègre nativement l’intelligence artificielle. Plus qu’un outil, c’est un véritable copilote pour vos agents.
En s’appuyant sur une base de connaissances centralisée et maîtrisée par vos soins, notre assistant IA transforme le quotidien de vos services :
- Réponses fiabilisées : L’IA assiste l’agent en temps réel pour garantir une information juste et homogène.
- Continuité de service : L’accès immédiat à l’historique et aux procédures assure un service fluide, quel que soit l’interlocuteur.
- Relation humaine préservée : En automatisant les recherches chronophages, HelloSpot libère du temps pour ce qui compte vraiment : l’écoute et l’accompagnement personnalisé du citoyen.
Comment un logiciel GRU peut-il faire tomber les barrières entre vos services ?
Avec HelloSpot, c’est le flux de travail qui change. Chaque sollicitation suit le même chemin, qu’elle arrive par formulaire, par e-mail sur une boîte générique, par courrier numérisé ou au guichet : l’IA l’attribue automatiquement au bon service et à la bonne personne, aussitôt notifiée. L’accueil sait en temps réel où en est chaque demande et renseigne l’usager sans appeler un collègue. Les réponses sont visibles des collègues habilités, et les dossiers se partagent entre services et avec les élus, avec une gestion fine des droits. Résultat : plus rien ne se perd entre deux bureaux, et chaque demande est tracée de sa réception à sa résolution.
Pourquoi la centralisation des données permet-elle une meilleure gestion de la relation usager ?
La centralisation des sollicitations citoyennes via les modules du logiciel GRU garantit une gestion cohérente entre services. Elle facilite l’accès à l’information et améliore la qualité des échanges avec les citoyens au sein des collectivités.
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10
ans d’expérience
Depuis 2016, HelloSpot s’est imposé comme un acteur incontournable dans la collaboration avec les acteurs du service public.
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700
clients
HelloSpot accompagne plus de 700 services publics dans toute la France.
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4 000
agents
Notre plateforme est utilisée par plus de 4 000 agents à travers diverses collectivités, garantissant une gestion efficace et centralisée.
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1 M
démarches
HelloSpot a accompagné plus de 1 000 000 de démarches administratives, témoignant de la confiance et de la satisfaction de nos clients et des citoyens.
Avis client
Un réel impact sur votre organisation au quotidien
Reprenez gratuitement la main sur les sollicitations entre vos administrés et vos services
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Mairie d’Allaire
Nous avons choisi le logiciel HelloSpot pour diminuer le nombre d’appels téléphoniques. Le logiciel facilite la vie des usagers et baisse fortement le nombre d’appels. Nous sommes très satisfaits tant du logiciel que de la réactivité de l’équipe.
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Mairie de Bouillargues
Avec la forte hausse des demandes de titres d’identité, le tableau Excel n’était plus suffisant pour les prises de rendez-vous. Le logiciel HelloSpot nous permet une meilleure visibilité sur l’organisation et un gain de temps considérable.
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Mairie de Craponne
C’est un gain de temps avec la prise de rendez-vous en ligne et la transmission des documents à fournir. Le rappel de RDV par email la veille permet d’avoir très peu de RDV non honorés.
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Mairie de Thann
On est vraiment satisfait du logiciel HelloSpot et nous ne reviendrons pas en arrière.
Qu’est-ce qu’une plateforme GRU ?
Un portail internet GRU disponible 24 h/24
Avec le portail web de HelloSpot, les citoyens, entreprises et associations peuvent accéder aux services en ligne à tout moment. Ce portail intuitif et facile d’utilisation garantit une disponibilité optimale des services publics.
Centralisation des sollicitations citoyennes
En centralisant et en simplifiant l’ensemble des services offerts, notre plateforme innovante permet d’améliorer considérablement la vie quotidienne des citoyens tout en optimisant le travail des agents municipaux.
Solutions innovantes
Grâce à cette technologie avancée, les démarches administratives deviennent non seulement plus accessibles et efficaces, mais elles favorisent également une interaction fluide et harmonieuse entre les usagers et les services publics.
CERTIFICATIONS ET NORMES
Une solution digitale certifiée et évaluée par le ministère de l’Intérieur et France Titres
HelloSpot respecte les normes concernant l’accessibilité et la protection de vos données et celles des citoyens.
- 1
France Titres a attribué à notre logiciel la note maximale pour l’ergonomie usager de notre prise de rendez-vous en ligne et notre agenda partagé. Nous avons également obtenu la validation pour l’intégration de la pré-demande et pour la prévention des rendez-vous doublons.
- 2
HelloSpot assure la conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), protégeant ainsi les informations sensibles des citoyens.
- 3
Vos données sont hébergées en France dans des datacenters certifiés ISO 27001 et HDS, bénéficiant des plus hauts standards de sécurité, de confidentialité et de continuité d’activité (PRA, sauvegardes externalisées, audits réguliers). Nous assurons une veille quotidienne des alertes de l’ANSSI et du CERT-FR.
RGPD
La solution digitale HelloSpot est-elle conforme au RGPD ?
HelloSpot assure la conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), protégeant ainsi les informations sensibles des citoyens.
FAQ
Les questions fréquentes
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Qu’est-ce que la Gestion de la Relation Usager (GRU) ?
La GRU est une solution qui permet de centraliser et de gérer les interactions entre les collectivités et les citoyens, facilitant ainsi la communication et le traitement des sollicitations. -
Comment HelloSpot fait-il gagner du temps aux agents ?
Économisez 30 minutes par demande. Toutes les sollicitations arrivent dans une boîte de réception unique : plus de temps perdu à les chercher entre messageries, téléphone et papier. Les demandes ultérieures d’un même usager sont rassemblées dans le même dossier. Plus de ressaisie : les démarches en ligne arrivent déjà structurées, et les courriers papier qui persistent sont numérisés puis transformés en demandes suivies. L’usager reçoit automatiquement un accusé de réception avec un lien de suivi, ce qui évite les appels de relance. Enfin, l’assistant IA prépare la réponse : il puise dans vos connaissances de référence et reformule, l’agent relit et valide. -
Comment la solution GRU HelloSpot aide-t-elle à la transformation numérique des collectivités ?
HelloSpot propose des outils adaptés aux besoins des collectivités, permettant une modernisation des systèmes d’information et une gestion plus agile des services publics. -
Quels sont les services complémentaires proposés par HelloSpot ?
Nous proposons des services tels que la génération de formulaires personnalisés, la conformité RGPD et l’aide à la prise de décision. -
Comment puis-je adopter la solution GRU de HelloSpot pour ma collectivité ?
Vous pouvez nous contacter pour obtenir plus d’informations et bénéficier d’un accompagnement personnalisé pour l’intégration de notre solution dans votre collectivité.
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