Agenda en ligne partagé

Agenda en ligne partagé pour mairies

Un agenda par agent, partagé entre les services et synchronisé en temps réel.

Chaque agent consulte et ajuste ses créneaux selon son planning. Les agendas sont synchronisés, les conflits évités, la vision centralisée pour toute la mairie.

Démarrez gratuitement Demandez une démonstration

Agenda partagé

Un agenda pour chaque agent, une vision pour toute la mairie

Chaque agent dispose de son agenda personnel. L’ensemble forme un agenda partagé, centralisé et mis à jour en temps réel : chacun voit les disponibilités des autres, et les rendez-vous pris en ligne arrivent directement dans le planning du service concerné.

France Titres a attribué au logiciel la note maximale pour l’ergonomie usager de sa prise de rendez-vous en ligne et de son agenda partagé.

Agenda multi-services et multi-sites
Synchronisation en temps réel entre les agents
Droits d’accès paramétrés selon le rôle de chaque agent
Statistiques par service, par agent et par semaine

Découvrir les statistiques avancées

Les agents d’une mairie au travail dans un bureau partagé

Plannings

Des plannings paramétrés selon vos services

Les plages d’ouverture et de fermeture sont entièrement paramétrables depuis votre interface. En quelques clics, vous adaptez vos créneaux aux horaires d’ouverture, aux fermetures exceptionnelles et aux disponibilités de vos agents.

Chaque service définit ses propres motifs de rendez-vous, le nombre de personnes reçues simultanément, la durée d’un rendez-vous et le temps de battement entre deux rendez-vous.

Voir la gestion du temps et l’anti-doublon

Sans doublon

Un créneau réservé est bloqué pour tous

Lorsqu’un agent réserve un créneau, celui-ci est bloqué en temps réel : il devient visible pour les autres agents et indisponible en ligne pour les usagers. Deux rendez-vous ne peuvent pas être posés en même temps.

Le système anti-doublons, connecté à France Titres, empêche en plus un usager de prendre rendez-vous dans plusieurs mairies pour le même motif.

Découvrir le système anti-doublon

Au quotidien

Des agents qui gardent la main sur leur journée

Les agents peuvent prendre des rendez-vous manuellement, replanifier ou annuler un rendez-vous, et bloquer des créneaux pour des réunions internes.

Avec l’assistant IA, une simple commande suffit pour bloquer un créneau, modifier un horaire ou planifier un rendez-vous. L’IA détecte aussi les anomalies de l’agenda en temps réel : absences, doublons de rendez-vous.

Découvrir l’assistant IA

Et aussi

Autour de l’agenda

Prise de rendez-vous en ligne

Depuis votre site ou notre annuaire, les citoyens choisissent leur créneau quand ils le souhaitent. Plus d’autonomie, moins d’appels.
En savoir plus : Prise de rendez-vous en ligne
Rappels par e-mail et SMS

Un SMS de rappel la veille, un e-mail de confirmation avec les documents à apporter : moins d’oublis et de rendez-vous non honorés.
En savoir plus : Rappels par e-mail et SMS
Gestion des salles

La gestion de réservation de salle coordonne l’utilisation des espaces et équipements publics, optimisant ainsi leur disponibilité.
En savoir plus : Gestion des salles

10

ans d’expérience

Depuis 2016, HelloSpot s’est imposé comme un acteur incontournable dans la collaboration avec les acteurs du service public.
700

clients

HelloSpot accompagne plus de 700 services publics dans toute la France.
4 000

agents

Notre plateforme est utilisée par plus de 4 000 agents à travers diverses collectivités, garantissant une gestion efficace et centralisée.
1 M

démarches

HelloSpot a accompagné plus de 1 000 000 de démarches administratives, témoignant de la confiance et de la satisfaction de nos clients et des citoyens.

Avis client

Un réel impact sur votre organisation au quotidien

Reprenez gratuitement la main sur les sollicitations entre vos administrés et vos services

Mairie d’Allaire

Nous avons choisi le logiciel HelloSpot pour diminuer le nombre d’appels téléphoniques. Le logiciel facilite la vie des usagers et baisse fortement le nombre d’appels. Nous sommes très satisfaits tant du logiciel que de la réactivité de l’équipe.
Mairie de Bouillargues

Avec la forte hausse des demandes de titres d’identité, le tableau Excel n’était plus suffisant pour les prises de rendez-vous. Le logiciel HelloSpot nous permet une meilleure visibilité sur l’organisation et un gain de temps considérable.
Mairie de Craponne

C’est un gain de temps avec la prise de rendez-vous en ligne et la transmission des documents à fournir. Le rappel de RDV par email la veille permet d’avoir très peu de RDV non honorés.
Mairie de Thann

On est vraiment satisfait du logiciel HelloSpot et nous ne reviendrons pas en arrière.