Canicule : respecter le décret de juillet 2026 avec HelloSpot

Le registre des personnes vulnérables a changé de nature cet été. Le décret n° 2026-590 du 3 juillet 2026, publié au Journal officiel du 4 juillet et entré en vigueur le 5 juillet, en fait un outil tenu toute l’année, alimenté en partie par le département et la caisse de retraite, et soumis à des règles de données plus précises.

En bref : le registre ne sert plus seulement à l’alerte. Il sert aussi à informer les personnes de leurs droits et à lutter contre l’isolement. Les bénéficiaires de l’APA et de la PCH y seront inscrits d’office à partir de 2027, sauf opposition. Et chaque inscription doit être tracée, confirmée et réservée aux agents que le maire a désignés.

Ce qui suit reprend le texte publié sur Légifrance, puis la façon dont HelloSpot permet de l’appliquer.

Ce que change le décret du 3 juillet 2026

Le décret applique l’article L. 121-6-1 du code de l’action sociale et des familles (CASF), modifié par la loi n° 2024-317 du 8 avril 2024 dite « bien vieillir ». Il crée trois articles, R. 121-1-1 à R. 121-1-3, et réécrit en grande partie les articles R. 121-2 à R. 121-11 du même code.

Un registre tenu toute l’année, avec trois finalités

Jusqu’ici, le registre était « exclusivement limité » à la mise en œuvre du plan d’alerte et d’urgence. Cette mention est supprimée. L’article R. 121-1-1 lui donne désormais trois finalités :

1. organiser un contact périodique avec les personnes inscrites lorsque le plan d’alerte et d’urgence est déclenché ;
2. informer ces personnes et leurs proches de leurs droits, des prestations auxquelles elles peuvent prétendre et des dispositifs d’aide et d’accompagnement ;
3. proposer des actions contre l’isolement social et repérer les situations de perte d’autonomie.

Toute réutilisation des données à des fins électorales ou commerciales est interdite. Chaque personne peut s’opposer à tout moment au traitement de ses données, pour tout ou partie de ces finalités.

Canicule, grand froid : le même registre

Le décret ne cite ni la canicule ni le froid. Il renvoie au plan d’alerte et d’urgence de l’article L. 116-3 du CASF, institué dans chaque département « en cas de risques exceptionnels ». Un épisode de grand froid relève donc du même registre et des mêmes règles qu’une vague de chaleur.

Deux façons d’entrer sur le registre

Sur demande (article R. 121-1-2). Peuvent être inscrites, à leur demande ou à celle d’un tiers, sauf opposition de leur part ou de la personne chargée de leur protection juridique :

• les personnes de 65 ans et plus résidant à leur domicile ;
• les personnes de plus de 60 ans reconnues inaptes au travail, résidant à leur domicile ;
• les adultes handicapés qui bénéficient d’un avantage lié au handicap (allocation aux adultes handicapés, carte mobilité inclusion…) ou d’une pension d’invalidité, résidant à leur domicile.

La personne elle-même, ou la personne chargée de sa protection juridique, peut faire la demande par tout moyen mis à disposition par le maire. Un tiers, lui, doit la faire par écrit. Le maire accuse réception de la demande, et cet accusé de réception vaut confirmation de l’accord de la personne. Il lui rappelle qu’elle peut être radiée à tout moment.

D’office, sauf opposition (article R. 121-1-3). Sont inscrites sans démarche de leur part, sauf si elles s’y opposent dans les deux mois qui suivent l’information reçue avec leur décision d’attribution :

• les bénéficiaires de l’allocation personnalisée d’autonomie (APA) à domicile ;
• les majeurs bénéficiaires de la prestation de compensation du handicap (PCH) ;
• les bénéficiaires des prestations d’action sociale versées par les caisses de retraite au titre de la perte d’autonomie.

Une fois par an, le président du conseil départemental et la caisse d’assurance retraite et de la santé au travail (CARSAT) transmettent au maire les données des nouveaux bénéficiaires : identité et contact, nature de la prestation, et le cas échéant le régime de protection juridique avec les coordonnées de la personne qui en est chargée. Ces fichiers ne contiennent aucune donnée sur la pathologie ni sur le niveau de perte d’autonomie.

À réception, le maire envoie à chaque personne, ou à la personne chargée de sa protection, un courrier qui confirme son inscription et l’informe qu’elle peut être radiée à tout moment.

Le calendrier de l’inscription d’office

Pour les bénéficiaires actuels, le département et la CARSAT doivent les informer au plus tard le 31 janvier 2027. Chacun dispose ensuite de deux mois pour s’opposer à la transmission. Le décret ne fixe pas de date pour la transmission qui suit : les premiers fichiers arriveront en mairie au plus tôt deux mois après cette information, vraisemblablement au printemps 2027 pour la plupart des communes, juste avant la saison chaude. Ensuite, la transmission devient annuelle, pour les nouveaux bénéficiaires.

Ce que le registre peut contenir

L’article R. 121-4 fixe la liste des données qui peuvent être enregistrées :

• l’identité et les coordonnées : nom, prénom, date de naissance, sexe, adresse, adresse électronique, téléphone ;
• le cas échéant, le régime de protection juridique et l’identité et les coordonnées de la personne qui en est chargée ;
• la qualité au titre de laquelle la personne est inscrite, et la nature de la prestation perçue ;
• les conditions de vie à domicile ;
• le logement : son type et ses conditions de rafraîchissement de l’air ;
• les dates d’absence prolongée et les personnes à prévenir en cas d’urgence ;
• le cas échéant, les coordonnées du service qui intervient à domicile ;
• la date d’inscription et, si la demande vient d’un tiers, son nom et sa qualité.

À tout moment, le maire peut demander aux personnes inscrites de compléter ces informations.

Qui y accède, et combien de temps

Le maire veille à l’exactitude des données et les met régulièrement à jour. Tous les cinq ans, il vérifie que les personnes inscrites ne s’opposent pas à leur maintien sur le registre. Une personne accueillie en établissement social ou médico-social en est radiée.

Seuls le maire et les agents des services municipaux chargés de l’action sociale, du CCAS ou du CIAS individuellement désignés et habilités par lui peuvent consulter, saisir ou modifier les données, dans la limite du besoin d’en connaître. Ces agents sont tenus au secret professionnel.

Lorsque le plan d’alerte est déclenché, le maire communique au préfet, à sa demande, les données utiles au contact des personnes. Les services sanitaires, les établissements et services sociaux et médico-sociaux qui accompagnent des personnes âgées ou handicapées et, le cas échéant, le CIAS peuvent aussi recevoir certaines données, selon leurs attributions et la finalité poursuivie. Hors alerte, pour l’information sur les droits ou la lutte contre l’isolement, ils en font la demande par écrit.

Les données sont conservées jusqu’au décès de la personne ou jusqu’à sa radiation. Les traces techniques d’utilisation du registre sont gardées un an.

Comment HelloSpot applique le décret

HelloSpot reprend ces règles dans le dossier « Canicule » du catalogue de démarches du guichet unique, prêt à l’emploi dans le compte modèle des CCAS. La commune n’a pas de formulaire à construire : elle vérifie les démarches, les ajuste si besoin et les publie.

Des démarches en ligne pour l’usager et ses proches

L’habitant trouve sur le site de la commune les démarches dont il a besoin :

• s’inscrire soi-même sur le registre ;
• inscrire un proche ou un tiers, y compris une personne sous tutelle ou sous curatelle. Le demandeur indique son lien avec la personne et, s’il y a lieu, les coordonnées de la personne chargée de la mesure de protection. Le formulaire en ligne est un écrit électronique : il répond à l’exigence d’une demande écrite pour un tiers ;
• se désinscrire, à tout moment.

Chaque démarche déclare le motif d’inscription parmi ceux que prévoit le texte : 65 ans et plus, plus de 60 ans et reconnu inapte au travail, adulte en situation de handicap, bénéficiaire de l’APA ou de la PCH. L’accusé de réception part automatiquement. La personne qui ne peut pas faire la démarche en ligne, ou la personne chargée de sa protection, passe par l’accueil ou le téléphone : un agent saisit sa demande dans le même registre.

L’inscription d’office à partir des fichiers du département et de la CARSAT

Quand le fichier annuel du département ou de la CARSAT arrive, la commune l’importe dans HelloSpot. Les bénéficiaires rejoignent le registre avec les données du fichier. La commune leur adresse alors le courrier de confirmation qu’impose le décret. Les doublons avec les inscriptions déjà reçues sont signalés, et l’agent garde la décision.

Un registre utilisable pendant l’alerte

Le jour où le préfet déclenche le plan d’alerte, pour une canicule comme pour un épisode de grand froid, le registre devient la liste d’action de la commune :

• les coordonnées de chaque personne et de ses proches à prévenir, à portée de main ;
• les rappels et les SMS d’alerte, selon le mode de contact que chacun a choisi (voir rappels par email et SMS et communication citoyen) ;
• l’organisation des visites à domicile.

Le reste de l’année, la commune peut s’en servir pour les deux autres finalités : informer les personnes de leurs droits et repérer celles qui s’isolent.

Un accès réservé aux agents désignés

Le décret réserve l’accès aux agents individuellement désignés et habilités par le maire. Dans HelloSpot, chaque agent a son propre compte et ses propres droits : l’agent d’accueil peut saisir une inscription sans voir l’ensemble du registre, le CCAS travaille sur la liste complète. Les données sont hébergées en France (voir confidentialité, RGPD et souveraineté des données).

Ce qu’il reste à faire en mairie

Le décret et le RGPD laissent à la commune quelques décisions que l’outil ne prend pas pour elle :

• désigner et habiliter individuellement les agents qui consultent et modifient le registre (une décision écrite garde la trace de ce choix) ;
• mettre à jour l’information donnée aux habitants : les trois finalités, les destinataires possibles, le droit de s’opposer à tout moment ;
• préparer le courrier de confirmation envoyé aux personnes inscrites d’office, avant l’arrivée du premier fichier ;
• planifier la vérification de l’absence d’opposition des personnes inscrites, tous les cinq ans ;
• inscrire le registre au registre des traitements de la commune, avec ses nouvelles finalités et sa durée de conservation.

Pour la tenue du registre au quotidien et la gestion d’un épisode de chaleur, voir aussi notre article sur le registre des personnes vulnérables. Le dispositif complet est présenté sur la page aide et prévention canicule.