Qu’est-ce qu’une GRU ?

La gestion de la relation usager (GRU) permet de suivre toutes les demandes d’un usager, quels qu’en soient le canal et le motif, avec ou sans rendez-vous. Augmentée par l’IA, elle qualifie et oriente les demandes, assiste les agents et facilite le pilotage.

Quels canaux la GRU HelloSpot prend-elle en charge ?

Le téléphone, l’e-mail, le guichet, le courrier et le dépôt en ligne. Les appels et les visites sont saisis par les agents ; les e-mails des boîtes génériques et les courriers numérisés deviennent des demandes suivies.

Comment l’IA oriente-t-elle les demandes ?

Elle analyse chaque sollicitation, l’associe au bon motif et l’attribue au service et à la personne compétents, qui sont notifiés. L’IA propose, l’agent garde la décision. Elle est propulsée par Mistral, une technologie française et souveraine.

Faut-il un projet informatique lourd pour démarrer ?

Non. Un nouveau type de demande se crée en quelques minutes grâce à l’IA, sans développement ni technicien, et les utilisateurs ne sont pas facturés.

La GRU HelloSpot est-elle gratuite ?

Oui, jusqu’à 1000 sollicitations, sans marché public ni engagement de dépense. Vous passez à la version complète quand vos besoins grandissent, sans perte de données.

GRU augmentée par l’IA

Gestion de la relation usager pour les mairies

Toutes les demandes de vos usagers au même endroit, quel que soit le canal.

Téléphone, e-mail, guichet, courrier ou démarche en ligne : chaque sollicitation arrive dans une boîte de réception unique. L’IA la qualifie et l’oriente vers le bon service, vos agents la suivent jusqu’à sa résolution.

Démarrez gratuitement Demandez une démonstration

Tous les canaux

Une boîte de réception unique pour toutes les demandes

Appels saisis par l’accueil, e-mails reçus sur les boîtes génériques, courriers numérisés puis transformés en demandes, formulaires en ligne : tout arrive au même endroit, avec les mêmes statuts.

Les demandes ultérieures d’un même usager sont rassemblées dans son dossier, avec l’historique complet des échanges. Plus aucune sollicitation ne se perd entre deux messageries ou deux bureaux.

Découvrir le guichet unique numérique

Ordinateur portable affichant la liste des démarches HelloSpot, avec leur état, le service et l’agent en charge, vers laquelle convergent des flèches venues de plusieurs canaux

IA souveraine

L’IA qualifie et oriente chaque sollicitation

Propulsée par Mistral, une technologie française, l’IA de HelloSpot est souveraine et conforme au RGPD et à l’AI Act. Elle propose, l’agent garde la décision.

Attribution automatique
Chaque demande est attribuée au bon service et à la bonne personne, aussitôt notifiée.
Doublons évités
Si un e-mail correspond à une demande déjà ouverte, l’IA propose de l’y rattacher plutôt que d’en créer une nouvelle.
Réponses assistées
L’assistant IA prépare la réponse en puisant dans vos connaissances de référence ; l’agent relit et valide.

Découvrir l’assistant IA

Accueil

Un accueil toujours informé

L’agent d’accueil sait en temps réel où en est chaque demande : il renseigne l’usager avec une information fiable, sans appeler un collègue.

Après le dépôt, l’usager reçoit un accusé de réception et un lien de suivi, puis une notification à chaque réponse. Il suit sa demande comme un colis : moins d’appels de relance, moins de tension au guichet.

Une agente renseigne une usagère au guichet de la mairie

Collaboration

Tous les services, un même dossier

Droits fins
Chacun voit ce qu’il doit voir : les accès se règlent par service et par rôle.
Partage
Un dossier se partage avec un élu ou un collègue, avec une note de contexte et l’historique des échanges.
Traçabilité
Qui a fait quoi, quand et par quel canal : tout est conservé, y compris en cas de contestation.
Sans surcoût par agent
Les utilisateurs ne sont pas facturés : invitez tous les services concernés.

Pilotage

Pilotez l’activité de tous vos services

Volumes, délais de traitement, anticipation de la charge : des indicateurs clairs pour organiser les équipes et rendre compte aux élus.

Découvrir les statistiques avancées

Communication

Informez vos usagers au bon moment

La base usagers se constitue toute seule, au fil des demandes et des rendez-vous. Elle vous sert à envoyer des SMS et des e-mails ciblés grâce aux filtres avancés, dans le respect du RGPD.

Découvrir la communication citoyenne

Un habitant lit sur son téléphone le SMS envoyé par sa mairie

10

ans d’expérience

Depuis 2016, HelloSpot s’est imposé comme un acteur incontournable dans la collaboration avec les acteurs du service public.
700

clients

HelloSpot accompagne plus de 700 services publics dans toute la France.
4 000

agents

Notre plateforme est utilisée par plus de 4 000 agents à travers diverses collectivités, garantissant une gestion efficace et centralisée.
1 M

démarches

HelloSpot a accompagné plus de 1 000 000 de démarches administratives, témoignant de la confiance et de la satisfaction de nos clients et des citoyens.

Avis client

Un réel impact sur votre organisation au quotidien

Reprenez gratuitement la main sur les sollicitations entre vos administrés et vos services

Mairie d’Allaire

Nous avons choisi le logiciel HelloSpot pour diminuer le nombre d’appels téléphoniques. Le logiciel facilite la vie des usagers et baisse fortement le nombre d’appels. Nous sommes très satisfaits tant du logiciel que de la réactivité de l’équipe.
Mairie de Bouillargues

Avec la forte hausse des demandes de titres d’identité, le tableau Excel n’était plus suffisant pour les prises de rendez-vous. Le logiciel HelloSpot nous permet une meilleure visibilité sur l’organisation et un gain de temps considérable.
Mairie de Craponne

C’est un gain de temps avec la prise de rendez-vous en ligne et la transmission des documents à fournir. Le rappel de RDV par email la veille permet d’avoir très peu de RDV non honorés.
Mairie de Thann

On est vraiment satisfait du logiciel HelloSpot et nous ne reviendrons pas en arrière.

FAQ

Les questions fréquentes

Qu’est-ce qu’une GRU ?

La gestion de la relation usager (GRU) permet de suivre toutes les demandes d’un usager, quels qu’en soient le canal et le motif, avec ou sans rendez-vous. Augmentée par l’IA, elle qualifie et oriente les demandes, assiste les agents et facilite le pilotage.
Quels canaux la GRU HelloSpot prend-elle en charge ?

Le téléphone, l’e-mail, le guichet, le courrier et le dépôt en ligne. Les appels et les visites sont saisis par les agents ; les e-mails des boîtes génériques et les courriers numérisés deviennent des demandes suivies.
Comment l’IA oriente-t-elle les demandes ?

Elle analyse chaque sollicitation, l’associe au bon motif et l’attribue au service et à la personne compétents, qui sont notifiés. L’IA propose, l’agent garde la décision. Elle est propulsée par Mistral, une technologie française et souveraine.
Faut-il un projet informatique lourd pour démarrer ?

Non. Un nouveau type de demande se crée en quelques minutes grâce à l’IA, sans développement ni technicien, et les utilisateurs ne sont pas facturés.
La GRU HelloSpot est-elle gratuite ?

Oui, jusqu’à 1000 sollicitations, sans marché public ni engagement de dépense. Vous passez à la version complète quand vos besoins grandissent, sans perte de données.