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HelloSpot

Module communication

Rappel des rendez-vous des usagers par SMS et Emails

Moins d’oublis, moins de rendez-vous non honorés.

Évitez les oublis en envoyant un SMS de rappel aux usagers, assurez-vous qu’ils apportent les pièces nécessaires grâce à un e-mail de confirmation, et libérez les créneaux bloqués grâce à l’annulation des rendez-vous.

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Une habitante sourit en lisant sur son téléphone le rappel de son rendez-vous en mairie

SMS de rappel

Pourquoi envoyer un rappel par SMS ou e-mail aux usagers ?

Le SMS de rappel est un moyen simple et efficace de rappeler aux usagers les rendez-vous pris en ligne. Il s’intègre facilement dans le parcours de prise de rendez-vous de votre mairie : vous pouvez par exemple décider de l’envoyer la veille du rendez-vous.

Le SMS est personnalisable et s’envoie directement depuis le logiciel HelloSpot. Vous redonnez ainsi aux usagers la date, l’heure, le lieu et le service concerné par leur rendez-vous.

Découvrir la prise de rendez-vous en ligne

Une agente prépare les rappels de rendez-vous depuis le calendrier affiché sur son écran

Messages personnalisés

Envoyez des SMS et e-mails personnalisés aux usagers

Les SMS et e-mails de rappel font gagner du temps à vos agents. C’est un moyen rapide et pratique de rappeler les rendez-vous aux usagers, qui apprécient de les recevoir à temps.

Vous réduisez le nombre de rendez-vous non honorés, et les e-mails vous assurent que l’administré arrivera avec tous les documents dont vous avez besoin.

  • Des précisions sur un rendez-vous ou une alerte, envoyées en quelques clics
  • Des envois automatisés pour gagner du temps
  • L’annulation par l’usager, qui libère le créneau pour un autre

Voir les rappels par e-mail et SMS

HelloSpot en chiffres

  • 10

    ans d’expérience

    Depuis 2016, HelloSpot s’est imposé comme un acteur incontournable dans la collaboration avec les acteurs du service public.

  • 700

    clients

    HelloSpot accompagne plus de 700 services publics dans toute la France.

  • 4 000

    agents

    Notre plateforme est utilisée par plus de 4 000 agents à travers diverses collectivités, garantissant une gestion efficace et centralisée.

  • 1 M

    démarches

    HelloSpot a accompagné plus de 1 000 000 de démarches administratives, témoignant de la confiance et de la satisfaction de nos clients et des citoyens.

Avis client

Un réel impact sur votre organisation au quotidien

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  • Mairie d’Allaire

    Nous avons choisi le logiciel HelloSpot pour diminuer le nombre d’appels téléphoniques. Le logiciel facilite la vie des usagers et baisse fortement le nombre d’appels. Nous sommes très satisfaits tant du logiciel que de la réactivité de l’équipe.

  • Mairie de Bouillargues

    Avec la forte hausse des demandes de titres d’identité, le tableau Excel n’était plus suffisant pour les prises de rendez-vous. Le logiciel HelloSpot nous permet une meilleure visibilité sur l’organisation et un gain de temps considérable.

  • Mairie de Craponne

    C’est un gain de temps avec la prise de rendez-vous en ligne et la transmission des documents à fournir. Le rappel de RDV par email la veille permet d’avoir très peu de RDV non honorés.

  • Mairie de Thann

    On est vraiment satisfait du logiciel HelloSpot et nous ne reviendrons pas en arrière.

Page mise à jour le 7 janvier 2026.

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Diminuez les rendez-vous non honorés : rappelez chaque rendez-vous par SMS et e-mail.

Des rappels personnalisés au nom de votre mairie, envoyés automatiquement depuis HelloSpot.

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