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Réservation en ligne

Les règles de réservation en ligne

Délai pour réserver et pour annuler, qui peut réserver, ce que l'usager peut choisir.

Mis à jour le 15 octobre 2026 pour la nouvelle interface Ouvrir app.hellospot.com ↗

Jusqu'à quand on peut réserver, combien de temps à l'avance, jusqu'à quand annuler, qui a le droit de réserver : ces règles valent pour tous vos calendriers et se règlent sur une seule page. Chaque calendrier décide ensuite s'il est réservable en ligne, et à quel pas ses créneaux sont proposés.

La page Réservation en ligne

L'écran est cliquable : compteurs, interrupteurs, choix du calendrier.

  1. Dans l'agenda, ouvrez le bouton de réglage, à droite de la barre du haut.

  2. Dans « Réglages de l'équipe », cliquez sur « Réservation en ligne ». La page s'ouvre dans le panneau ; la flèche ‹ ramène au panneau.

  3. Le délai minimum : « Jusqu'à la dernière minute », ou « Au plus tard » un nombre d'heures ou de jours avant le rendez-vous.

  4. « Et jusqu'à » : l'horizon, en semaines ou en mois, au-delà duquel on ne peut plus réserver.

  5. « Annulation par le client » : jusqu'à combien d'heures avant le rendez-vous l'annulation en ligne reste possible.

  6. « Le client » : « Doit créer un compte » et « Doit être un contact référencé » décident qui a le droit de réserver.

  7. Autorisez ou non plusieurs motifs de RDV à la suite dans la même réservation.

  8. « Choix du calendrier par l'internaute » : « Pas de choix », « Peut choisir » ou « Doit choisir ».

  9. Cliquez sur « Enregistrer ». « Annuler » referme la page sans rien changer.

Le délai pour réserver

« Au plus tard » évite les rendez-vous pris en ligne alors que vous n'avez plus le temps de les préparer : réglez le compteur, puis l'unité (heures ou jours). « Et jusqu'à » ferme les réservations trop lointaines, sur une période où votre organisation n'est pas encore connue.

Avec « Jusqu'à la dernière minute », un créneau libre reste réservable jusqu'à son heure.

Le délai pour annuler

« Possible jusqu'à » fixe le nombre d'heures avant le rendez-vous pendant lequel l'usager peut encore annuler en ligne. Passé ce délai, il faut vous contacter. Le lien d'annulation envoyé dans les emails et les SMS suit ce réglage.

Qui peut réserver

  • « Doit créer un compte » : un compte est demandé avant de réserver. Plus de suivi, un geste de plus.
  • « Doit être un contact référencé » : seules les personnes déjà enregistrées dans vos usagers peuvent réserver en ligne.
  • « Peut réserver plusieurs motifs de RDV à la suite » : la même réservation peut enchaîner plusieurs motifs de RDV.

Le choix du calendrier

  • « Pas de choix » : le logiciel place le rendez-vous sur un calendrier disponible.
  • « Peut choisir » : la personne qui réserve peut choisir un calendrier, ou laisser faire.
  • « Doit choisir » : le choix d'un calendrier est obligatoire pour réserver.

Le réglage de chaque calendrier

Ouvrez un calendrier avec son crayon, dans « Gestion des calendriers », puis l'onglet « Réservation en ligne ». Deux réglages : « Réservable en ligne », « Oui » ou « Non », et « Pas des créneaux en ligne » : l'écart entre deux horaires proposés (toutes les 15, 20, 30 minutes…). Choisissez un pas qui tombe juste avec la durée de vos motifs de RDV.

Les liens directs : votre agenda · vos calendriers.