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Vos usagers

La fiche de l'usager

Coordonnées, rendez-vous, fichiers, échanges et historique de l'usager au même endroit.

Mis à jour le 15 octobre 2026 pour la nouvelle interface Ouvrir app.hellospot.com ↗

La fiche de l'usager rassemble tout ce que votre équipe sait de lui : ses coordonnées, ses rendez-vous passés et à venir, ses documents, vos échanges et l'historique des modifications. Elle s'ouvre depuis la liste des usagers, en cliquant sur la ligne ou sur l'œil.

Ce que contient la fiche

Survolez ou touchez une étape : son emplacement s’allume sur l’écran.

  1. En haut : « Fusionner » deux fiches en double, « Modifier » la fiche, envoyer un « Email » ou un « Sms », ou « Supprimer » la fiche.

  2. « Notes », en haut à droite, ouvre les notes de votre équipe ; le chiffre dit combien il y en a.

  3. Le bloc « Coordonnées » : genre, date de naissance et âge, email, adresse.

  4. Les deux autorisations : « Réservation en ligne » et « Newsletter », en Oui ou Non.

  5. « Rendez-vous » : tous ses rendez-vous, passés et à venir.

  6. « Demandes » : ses demandes au guichet unique.

  7. « Relation usager » : le suivi de vos échanges.

  8. « Fichiers » : les documents stockés sur la fiche.

  9. « Historique » : toutes les actions faites sur la fiche.

Modifier ou fusionner

Cliquez sur « Modifier » pour corriger les coordonnées, puis enregistrez. Si la même personne existe deux fois dans la liste, « Fusionner » réunit les deux fiches en une seule.

Les onglets

  • « Rendez-vous » liste chaque rendez-vous avec sa date, le motif de RDV, le calendrier, son origine et son statut. Un rendez-vous supprimé y reste, au statut « Supprimé » : la fiche garde la trace de tout.
  • « Demandes » rassemble les demandes déposées au guichet unique.
  • « Fichiers » stocke les documents de la fiche ; le « + » à côté de l'onglet en ajoute un.
  • « Relation usager » retrace les échanges entre votre équipe et l'usager.
  • « Historique » montre qui a fait quoi sur la fiche.

Le chiffre à côté de chaque onglet indique combien d'éléments il contient.

Les notes

Le bouton « Notes », en haut à droite, sert aux informations utiles à toute l'équipe : une préférence, une précaution, un rappel. L'usager ne les voit jamais.

Le lien direct : Usagers.