Un rendez-vous en plusieurs étapes

Certains rendez-vous ne se déroulent pas d'un bloc : un temps avec quelqu'un, une pause, puis une autre personne prend le relais. Un motif de RDV en plusieurs étapes décrit ce découpage. Chaque étape a sa durée et ses agendas, et un temps d'attente laisse l'agenda libre pour un autre rendez-vous pendant ce temps.

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Nouveau motif de RDV

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Qui réalise ce motif ?

En une foisUn seul créneau, du début à la finEn plusieurs étapesEx. : accueil, puis prise en charge

Les étapes

Chaque étape a sa durée et ses agendas. La durée du motif est leur somme.

Accueil Attente Prise en charge

Durée du rendez-vous : 60 min · dont 15 min de temps d'attente

1 Accueil 15 min Quelqu'un est occupéTemps d'attente Réalisée par N'importe quel agenda Équipement Aucun

2 Attente 15 min Quelqu'un est occupéTemps d'attente

3 Prise en charge 30 min Quelqu'un est occupéTemps d'attente Réalisée par N'importe quel agenda Équipement Aucun

+ Ajouter une étape

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Découper un rendez-vous en étapes

Survolez ou touchez une étape : son emplacement s’allume sur l’écran.

1. À l'étape « Qui le réalise » de l'assistant, choisissez la carte « En plusieurs étapes ». Cliquez sur l'autre carte de l'écran pour comparer.

2. La barre noire montre le déroulé : une case par étape, proportionnelle à sa durée. La durée du rendez-vous est leur somme.

3. Pour une pause où personne n'est occupé, choisissez « Temps d'attente » sur l'étape : l'agenda reste libre pendant ce temps.

4. Pour une étape avec quelqu'un, laissez « Quelqu'un est occupé » et choisissez qui la réalise dans « Réalisée par ».

5. Ajoutez autant d'étapes qu'il en faut avec « Ajouter une étape », puis passez à la suite.

▶ Voir pas à pas

Quand l'utiliser

• Un temps mort au milieu du rendez-vous : une attente, un temps de traitement. Pendant ce temps, vous pouvez accueillir quelqu'un d'autre.
• Deux personnes de l'équipe qui se relaient : chaque étape a ses propres agendas dans « Réalisée par ».
• Un équipement réservé seulement pendant une partie du rendez-vous : il se choisit étape par étape.

Si tout se fait d'une traite, avec la même personne, restez sur « En une fois » : c'est plus simple et ça suffit.

Régler chaque étape

Chaque étape porte un nom, une durée et un menu « Plus d'actions » (les trois points). Le segment « Quelqu'un est occupé » ou « Temps d'attente » décide si l'agenda est bloqué pendant l'étape.

La barre noire en haut de la liste se met à jour à chaque changement, et la ligne « Durée du rendez-vous » dit combien de temps dure l'ensemble.

Le lien direct : Motifs de RDV.