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Configurer le guichet

Les emails et SMS des demandes

Prévenir l'usager automatiquement à chaque étape de sa demande.

Mis à jour le 15 octobre 2026 pour la nouvelle interface Ouvrir app.hellospot.com ↗

Les notifications des demandes préviennent l'usager quand sa demande avance : bien reçue, prise en charge, terminée. Elles partent seules, par email ou par SMS, au moment que vous choisissez.

Créer une notification de demande

Survolez ou touchez une étape : son emplacement s’allume sur l’écran.

  1. Dans la configuration, « Demandes » puis « Email | SMS », et « Ajouter ». Choisissez la ou les demandes concernées, ou toutes.

  2. Choisissez le « Type d'automatisme » : le moment où le message part (cliquez pour essayer).

  3. Email ou SMS : réglez le « Type de message automatique ».

  4. Donnez un libellé, un sujet et rédigez le message.

  5. Glissez des « Variables dynamiques » pour personnaliser : numéro, date, lien de suivi.

  6. Enregistrez, puis testez avec une demande fictive.

Les moments d'envoi

  • « La démarche est créée »
  • « Un agent est assigné à la démarche »
  • « La démarche passe en statut en cours »
  • « La démarche est bloquée »
  • « La démarche est terminée »
  • « La démarche est annulée »

Un accusé de réception part sur « La démarche est créée », un message de clôture sur « La démarche est terminée ». Le message part dès que la demande change d'état, que ce soit vous ou un collègue qui le change.

Les variables

  • [nom-de-la-demande] affiche le nom de la demande.
  • [numero-de-la-demande] affiche le numéro de la demande.
  • [date-demande] affiche la date de création de la demande.
  • [date-heure-demande] affiche la date et l’heure de création.
  • [lien-demande-en-ligne] affiche le lien de la page de suivi pour l'usager.

Le lien direct : les emails et SMS des demandes.